Conditions générales d’utilisation
du site Kolecto

Version en date du 15 janvier 2025.

Kolecto, société par actions simplifiée au capital de 30.000 euros, immatriculée au registre du commerce et des sociétés de Paris sous le numéro 844 589 226, située 50 rue la Boétie, 75008 Paris (ci-après dénommée « Kolecto ») propose une solution digitale qui simplifie, sécurise et améliore la gestion financière des TPE/PME pour le traitement de factures, notamment au moyen d’un ensemble de services agrégés dans une seule solution : l’application Kolecto (ci-après dénommée « l’Application »).

Kolecto met également à disposition des utilisateurs (ci-après   « les Utilisateur(s) ») le site internet  kolecto.fr (ci-après dénommé « le Site ») afin de présenter à ses prospects les produits et services qu’elle propose.

Article 1. Accès au Site

Le Site est accessible gratuitement en tout lieu à tout Utilisateur ayant un accès à Internet.

Tous les frais supportés par l'Utilisateur pour accéder au Site (matériel informatique, connexion Internet, etc.) restent exclusivement à sa charge.

L'accès au Site peut à tout moment faire l'objet d'une interruption, d'une suspension, d'une modification sans préavis pour une maintenance par Kolecto ou pour tout autre cas.

L'Utilisateur s'interdit de réclamer une indemnisation à la suite d’une telle interruption, suspension ou modification de l’accès au Site.

Article 2. Objet et acceptation des CGU

Les présentes Conditions Générales d’Utilisation  (ci-après « CGU ») sont applicables au 28 novembre 2024. Elles ont pour objet la présentation de l’Application et des services associés (ci-après dénommés « les Services »).

En naviguant sur le Site, l’Utilisateur reconnaît expressément accepter l’ensemble des présentes CGU.

En acceptant les présentes CGU, l’Utilisateur s’engage à respecter les différentes obligations prévues au titre des présentes.

L'Utilisateur s’engage à lire attentivement les présentes CGU lorsqu’il accède au Site.

Article 3. Présentation de l’Application et des Services associés

Kolecto propose au Client une solution digitale qui simplifie, sécurise et améliore la gestion financière de son entreprise en tant que TPE/PME et facilite le traitement de ses factures et devis, au moyen d’un ensemble de Services agrégés au sein de l’Application.

En privilégiant la simplicité de prise en main et l’accessibilité de l’Application et une communication engageante, Kolecto permet aux dirigeants, responsables financiers ou comptables des TPE/PME de bénéficier aisément des avantages de la facture électronique. Ses avantages sont listés ci-dessous :

• rapidité du traitement des factures : délais de réception et de paiement plus courts, moins de tâches administratives nécessaires.
• rentabilité : envoi gratuit, économie de papier et d’espace physique pour l’archivage ;
• sécurité : les erreurs de saisie par des intermédiaires sont détectées et le suivi de transmission est transparent ;
• durabilité : ni papier ni transport de factures nécessaires ;
• efficacité : réduire le risque de saisie par les Utilisateurs
  

Grâce à Kolecto, le Client peut bénéficier des Services suivants :

• procéder à l’import sur l’Application de ses factures, tant ses factures clients que ses factures fournisseurs de façon accélérée et sécurisée, grâce à une détection des doublons et à une extraction automatique des données des factures (OCR) ;
• se connecter aux logiciels de facturation leaders du marché français (notamment sans que cette liste ne soit exhaustive : Axonaut, Evoliz, Odoo, Quickbooks, Boondmanager etc.) afin de récupérer automatiquement les factures clients ;
• se connecter aux sites fournisseurs afin de récupérer automatiquement les factures fournisseurs, évitant ainsi la tâche chronophage de recherche de justificatifs (factures fournisseurs justifiant d'une dépense) et de connexion à plusieurs systèmes ou logiciels ;
• bénéficier d’une adresse e-mail dédiée à la collecte et transmission automatique des justificatifs d’achats sur Kolecto ;
• gérer les factures d’achat dans les devises suivantes : EUR, USD, GBP ;
• recevoir des alertes à des étapes importantes de gestion (date d’échéance facture fournisseur, encaissement facture client, limite solde bancaire dépassée etc.) ;
• centraliser et gérer sa liste de clients et fournisseurs avec notamment sur la partie fournisseur une détection d’anomalie (si l’IBAN d’un fournisseur enregistré n’est pas le même que sur la facture reçue) ;
• centraliser sur un espace collaboratif ses factures d’achat et de vente de produits et services et y voir apparaître les opérations de paiement associées (rapprochement bancaire) ;
• connaître à tout moment le statut des factures clients et fournisseurs (envoyées, payées ou en retard de paiement) ;
• grâce à l’outil intégré, éditer des factures comportant l’ensemble des mentions obligatoires, conformément à la réglementation applicable ;
• éditer des devis et les faire signer électroniquement avec notre partenaire Yousign ;
• suivre le statut d’envoi par e-mail d’une facture ou d’un devis et retracer l’ensemble des actions prises concernant le document ;
• enregistrer les paiements des factures automatiquement en associant son compte bancaire ou de paiement avec son logiciel de facturation grâce à son  prestataire de services de paiement référencé ci-dessous(ci-après dénommé le « Prestataire de Services de Paiement ») ;
• accélérer l’encaissement des factures clients via l’envoi, la relance et l’intégration d’un lien de paiement à ses factures clients ;
• initier des paiements depuis la plateforme via l’agrégation de compte grâce au Prestataire de Services de Paiement référencé ci-dessous ou via l’édition d’un fichier de paiement ;
• connaître en temps réel et consulter à tout instant la trésorerie de son entreprise ;
• procéder à l’export des données des factures fournisseurs et clients ainsi que son relevé de transactions pour son expert-comptable ;
• déléguer des tâches de gestion administrative et financière à des collaborateurs via un centre de gestion des utilisateurs Kolecto ;
• gérer depuis une adresse e-mail plusieurs entreprises sur Kolecto ;
• bénéficier d’une offre d’accompagnement personnalisé en fonction du statut de sa société et de l’activité de son entreprise.
• générer des fichiers SEPA XML permettant de transférer à l’ensemble des banques des pays SEPA des ordres de virements simplement et rapidement.
• planifier ses paiements de factures fournisseurs jusqu’à 30 jours.
• automatiser les relances de factures par mail à des dates définies avec un contenu adapté à la relance.
• importer leurs données historiques sur leur espace Kolecto.
• planifier ses paiements de factures fournisseurs jusqu’à 30 jours.
• vérification d’IBAN à sa plateforme, permettant de s’assurer très rapidement et simplement de la validité d’un IBAN.
  

Kolecto offre également au client un onboarding client adapté à son appétence digitale, lui permettant ainsi de bénéficier d'une prise en main accompagné par les équipes de Kolecto, rapide et efficace, étape par étape de l’Application et ses Services et ainsi de profiter des Services conformément à ses besoins spécifiques.

Il est précisé que les Services ne constituent en aucune façon, une prestation d'expertise comptable au sens de la loi du 17 janvier 1948 et du décret du 19 juillet 1948. Kolecto n’exerce aucune activité de révision, d’appréciation, de tenue ou de vérification de comptabilité pour le compte de ses Clients. La réglementation en vigueur ne permet pas à Kolecto de délivrer de conseils comptables ou tout autres recommandations pouvant s'assimiler à l'exercice de la profession d'expert-comptable. Kolecto veille scrupuleusement à ne jamais empiéter sur les prérogatives de cette profession réglementée.

Il est également précisé que l’Application permettra au Client d’avoir accès aux services de la plateforme de dématérialisation partenaire Kolecto PDP, qui s’appuie à 100% sur les services PDP de la marque blanche (authentification compris). Ces deux plateformes partenaires ont obtenu l'agrément de Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), accordé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP).

Article 4. Obligations des Parties

Article 4.1. Obligations de l’Utilisateur

Dans le cadre de l'utilisation du Site, l’Utilisateur s'engage à se conformer aux lois et règlements en vigueur et à respecter les droits des tiers et les dispositions des présentes CGU.

En particulier, chaque Utilisateur a pour obligation de :

• se comporter de façon loyale à l’égard de Kolecto et des tiers ;
• être honnête et sincère dans les informations fournies à Kolecto et, le cas échéant aux autres utilisateurs ;
• ne pas détourner la finalité des produits et services pour commettre des crimes, délits ou contraventions réprimés par le code pénal ou par toute autre disposition légale ou réglementaire ;
• respecter la confidentialité des échanges ;
• respecter les droits de propriété intellectuelle de Kolecto portant sur les éléments du Site, et le cas échéant les droits de propriété intellectuelle des autres utilisateurs ;
• ne pas chercher à porter atteinte aux systèmes de traitements automatisés de données mis en œuvre sur le Site, notamment par l’intermédiaire de pratiques telles que le web-scraping ;
• ne pas modifier les informations mises en ligne par Kolecto ;
• ne pas diffuser des données ayant pour effet de diminuer, de désorganiser, de ralentir ou d’interrompre le fonctionnement normal du Site.

4.2. Obligations de Kolecto à l’égard de l’Utilisateur

L’obligation générale de Kolecto est une obligation de moyens.

Kolecto s’engage à mettre tous les moyens en œuvre pour assurer une continuité d’accès et d’utilisation du Site 7 jours sur 7 et 24 heures sur 24.

Kolecto attire toutefois l’attention des utilisateurs sur le fait que les protocoles actuels de communication via Internet ne permettent pas d’assurer de manière certaine et continue la transmission des échanges électroniques (messages, documents, identité de l’émetteur ou du destinataire).

Article 5. Responsabilité

L’Utilisateur est seul responsable de son utilisation du Site.

En particulier, Kolecto décline toute responsabilité notamment :

• en cas d’impossibilité d’accéder temporairement au Site pour des opérations de maintenance technique ou d’actualité des informations publiées. Les utilisateurs reconnaissent que la responsabilité de Kolecto ne saurait être engagée en cas de dysfonctionnements ou d’interruptions desdits réseaux de transmission ;
• en cas d’attaques virales, intrusion illicite dans un système de traitement automatisé de données ;
• en cas d’utilisation anormale ou d’une exploitation illicite du Site par un Utilisateur ou un tiers ;
• relativement au contenu des sites internet tiers vers lesquels renvoient des liens hypertextes présents sur le Site ;
• en cas de non-respect des présentes CGU imputable aux Utilisateurs ;
• en cas de retard ou d’inexécution de ses obligations, lorsque la cause du retard ou de l’inexécution est liée à un cas de force majeure telle qu’elle est définie dans le cadre des présentes CGU ;
• en cas de cause étrangère non imputable à Kolecto ;
• en cas d’agissement illicite d’un Client ;
• en cas d’utilisation anormale ou d’exploitation illicite du Site, l’Utilisateur est alors seul responsable des dommages causés aux tiers et des conséquences des réclamations ou actions qui pourraient en découler.

Article 6. Force majeure

Kolecto ne sera pas réputée avoir manqué à ses obligations si elle est empêchée d’exécuter toute ou partie de celles-ci à la suite d’un cas de force majeure tel que défini par le Code civil et retenu comme tel par la jurisprudence française, notamment les événements suivants : état de guerre civile ou militaire, hostilité, émeutes, embargo, grève nationale, mobilisation générale, grève ou conflit social, tremblement de terre.

Article 7. Propriété intellectuelle

Le contenu disponible sur le Site est fourni par Kolecto.

En naviguant sur le Site, l’Utilisateur accède à un contenu protégé par la loi, notamment par les dispositions du Code de la Propriété Intellectuelle (notamment les droits d'auteur et le droit des marques).

L'utilisation et la navigation sur le Site ne confèrent donc à l’Utilisateur aucun droit de propriété intellectuelle sur le contenu et la plateforme. De manière générale, et sans que cette liste puisse être considérée comme exhaustive, l'Utilisateur s'engage à :

• à ne pas recopier tout ou partie du Site sur un autre site ou un réseau interne d'entreprise ;
• ne pas reproduire, résumer, altérer, modifier, déplacer, retirer, remplacer ou rediffuser, sans autorisation écrite et préalable de Kolecto, le contenu du Site (texte, articles, titre etc.) et/ou reproduction (illustrations, photos ...)) et/ou le nom, le logo, la marque de Kolecto et/ou toute autre information se rapportant aux droits de Kolecto ;
• ne pas extraire ou réutiliser, y compris à des fins privées, sans autorisation écrite et préalable de Kolecto, une partie substantielle ou non du contenu des bases de données et archives constituées par Kolecto ;
• mettre en place des systèmes de contrôle adaptés en fonction des évolutions techniques pour éviter tout "piratage" des informations présentes sur le Site et en particulier pour éviter l'utilisation illicite ou contraire aux présentes Conditions Générales d'Utilisation de toute information de quelque manière et sous quelque forme que ce soit ;
• à informer Kolecto dès la connaissance d'un "piratage", et en particulier de toute utilisation illicite ou non contractuelle des informations présentes sur le Site et ce quel que soit le mode de diffusion utilisé.
  

La violation de ces dispositions impératives soumet l'Utilisateur ainsi que toutes les personnes qui y ont participé aux sanctions pénales et civiles prévues par la loi. En outre, les titulaires des droits sur ces contenus copiés ont la possibilité d'intenter une action en justice à son encontre. Dans ce cas, l'Utilisateur se verrait dans l'obligation d’indemniser Kolecto de l’ensemble des préjudices causés. Toute autre utilisation est soumise à l'autorisation expresse et préalable de Kolecto.

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Article 8. Protection des données à caractère personnel

Dans le cadre de sa navigation sur le Site, Kolecto est amené à recueillir auprès de l’Utilisateur des données à caractère personnel le concernant. Kolecto, en qualité de responsable de traitement des données à caractère personnel n’a accès qu’aux données nécessaires à la navigation sur le Site et aux données renseignées dans le cadre de la future souscription aux produits et services Kolecto.

L’Utilisateur dispose d’un droit d’accès, de rectification, d’effacement, de limitation du traitement et à la portabilité de ses données à caractère personnel. L’Utilisateur dispose également du droit d’opposition au traitement pour des raisons liées à sa situation particulière et du droit d’opposition à tout moment au traitement de ses données à des fins de prospection commerciale.   L’Utilisateur peut, en cas de contestation, former une réclamation auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL) dont le site est accessible à l’adresse suivante https://www.cnil.fr et le siège est situé 3 Place de Fontenoy, 75007 Paris.

L’Utilisateur peut exercer ses droits sur ses données personnelles ainsi que contacter le Délégué à la protection des données personnelles de Kolecto :

● Par e-mail envoyé à l’adresse électronique dpo@kolecto.fr ;

● par courrier postal à l’adresse postale Kolecto, à l’intention du Délégué à la protection des données personnelles, 50 rue La Boétie, 75008, Paris.

Les informations sur les traitements des données personnelles figurent dans la Politique de Protection des Données de Kolecto, qui est consultable sur le Site et téléchargeable à tout moment par l’Utilisateur, sur support durable en format PDF.

Article 9. Validité des CGU

Si l’une quelconque des stipulations des présentes CGU venait à être déclarée nulle au regard d’une disposition législative ou réglementaire en vigueur et/ou d’une décision de justice ayant autorité de la chose jugée, elle sera réputée non écrite mais n’affectera en rien la validité des autres clauses qui demeureront pleinement applicables.  

Une telle modification ou décision n’autorise en aucun cas l’Utilisateur à méconnaître les présentes CGU.

Article 10. Modification des CGU

L’Utilisateur est invité à consulter régulièrement et à lire attentivement la dernière version des CGU accessibles sur le Site. Les CGU sont téléchargeables à tout moment par l’Utilisateur sur support durable (PDF).

Kolecto se réserve le droit de modifier à tout moment et sans préavis les CGU.

Les CGU applicables sont celles en vigueur au moment de la navigation des Utilisateurs sur le Site.  

Article 11. Dispositions Générales

Le fait que l’Utilisateur et/ou Kolecto n’ait pas exigé l’application d’une clause quelconque des présentes CGU, que ce soit de façon permanente ou temporaire, ne pourra en aucun cas être considéré comme une renonciation à ladite clause.

Article 12. Réclamation

Si l’Utilisateur rencontre des difficultés ou n’est pas satisfait des Services par Kolecto, il peut joindre le service client Kolecto à l’adresse email support@kolecto.fr

Article 13. Compétence et droit applicable

Les CGU établies en langue française, et toutes les questions qui s’y rapportent, sont régies et devront être interprétées conformément au droit français.

Sauf disposition impérative contraire, tout différend relatif à l’interprétation, la validité, et/ou l’exécution des présentes, non résolu à l’amiable à l’issue d’un délai de quinze jours dès envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception est soumis à la compétence exclusive des tribunaux français, y compris pour les procédures tendant à obtenir des mesures d’urgence ou conservatoires, en référé ou sur requête.

Tout différend relatif à l’interprétation, la validité, et/ou l’exécution des présentes, devra faire l’objet d’une tentative de conciliation préalable entre l’Utilisateur et Kolecto.