Clôture comptable : les conseils et bonnes pratiques de la DAF de Kolecto

Les dernières semaines avant la clôture des comptes sont souvent synonyme de stress et de pression pour les DAF, et notamment les TPE/PME. Entre les échéances fiscales, les nouvelles obligations et la coordination des équipes, la marge d’erreur est mince. 

Adeline Perrigault, DAF de Kolecto et diplômée d’expertise comptable, partage les meilleures pratiques qu'elle a assimilées durant ces douze dernières années professionnelles, aussi bien en cabinet d’expertise comptable et qu’en tant que directrice administrative et financière de TPE/PME.

 Au programme : planification annuelle, gestion des audits, ou encore  automatisation des processus comptables. Autant de clés pour garantir une clôture efficace et sans surprises, et ainsi aborder la fin d’année avec sérénité.

‍Quels sont les principaux défis que tu rencontres chaque année à mesure que la clôture des comptes se rapproche ?

Il y a trois défis :

• la planification de la clôture ;
• la préparation des éléments pour répondre aux questions de mon expert-comptable ;
• transmettre les bonnes procédures et les nouveautés comptables et fiscales aux équipes.

Le premier défi est de planifier le déroulé de la clôture pour m'assurer de respecter toutes les échéances, autant fiscales que liées à d'autres obligations propres à notre contexte. 
Je dois ainsi vérifier à quelle date je dois restituer les comptes, les plaquettes, etc. C'est une chaîne : la comptabilité et la finance produisent les comptes, les auditeurs viennent les valider, et enfin, le juridique dépose les comptes au greffe. II ne doit y avoir aucune rupture dans cette chaîne, car tout retard pourrait affecter l’ensemble du processus. L’objectif est donc de respecter le calendrier fixé, sous peine d’une amende qui dépendra de la taille de l’entreprise. 

Donc une fois ce planning défini, et c’est le deuxième point, je me coordonne avec mon expert-comptable pour fixer les dates auxquelles les documents seront prêts afin qu'ils puissent intervenir. 
En parallèle je dois identifier tous les nouveaux sujets apparus durant l'année qui pourraient susciter des questions de la part de mon expert-comptable, car ils peuvent être atypiques. Je dois anticiper et avoir les réponses. C’est pourquoi je préconise d’organiser une rencontre avec le commissaire aux comptes en novembre ou début décembre, pour discuter de l’activité de l’année : quelles variations importantes avons-nous observées ? Cela permet à l’expert-comptable de savoir où concentrer ses contrôles lors de l’audit.

Enfin, le troisième point : transmettre les bonnes procédures aux équipes. Comme nous l'avons dit, c'est une chaîne. Tout commence par la partie comptable. Il faut s'assurer que les équipes soient informées, à jour sur les nouveautés fiscales ou comptables. 

Sur un bilan et un compte de résultat, il y a plusieurs étapes à opérer. Les équipes doivent bien connaître leur dossier de travail et savoir exactement ce qui est dans les comptes sans rien oublier, car le bilan représente une image du patrimoine de l’entreprise à un instant T. Il faut vérifier que tout ce qui doit être provisionné l'est (exemple : pour les charges liées au personnel, se rapprocher du service RH pour avoir l’exhaustivité des provisions à comptabiliser), que le chiffre d’affaires est correct, etc. Et enfin matérialiser et justifier tout ce qui est dans les comptes (exemple : justifier les soldes fournisseurs, les dettes sociales, etc.).

‍Essayons d'imaginer un rétroplanning. A quel moment celui-ci doit commencer ?

Ma conviction, c’est qu’un bilan se prépare tout au long de l’année. Les délais sont assez courts selon la taille de l'entreprise et les paramètres qui influencent l’établissement des comptes. Généralement, l’objectif est calé sur l’échéance de la déclaration des impôts sur les sociétés (mi-mai).

On peut se dire : "On a de la marge pour faire les comptes du 31 décembre." 

Oui, mais mi-mai, c’est l’échéance finale, cela signifie qu’en amont, les comptes doivent déjà être validés par le commissaire aux comptes pour éviter des modifications des déclarations fiscales a posteriori. En outre, une équipe comptable n'a pas envie de passer de janvier à mai uniquement sur son bilan, car il y a aussi la gestion courante à assurer : les chiffres mensuels, trimestriels, la TVA, etc. Un bilan, ça se travaille toute l'année.
Quand il y a un sujet nouveau ou une particularité, ou même pour des éléments de base, comme le cadrage de TVA, ce travail doit être fait régulièrement. Cela permet d’éviter les surprises en fin d’année. 
Par exemple, pour une société qui produit de l'immobilisation interne, il faut suivre les coûts tout au long de l’année. La clé, c’est de suivre ces éléments régulièrement. Quand il y a des périodes plus calmes, comme l’été, c'est l’occasion de commencer ce travail.

‍Nous sommes actuellement au cœur de l’automne. Que peux-tu conseiller en cette fin d’année ?

En octobre, et jusqu’à mi-novembre au plus tard, on commence à donner un coup de fouet et à revoir plus attentivement les comptes, pour s’assurer que tout est en ordre afin que les choses se déroulent plus facilement ensuite.

À partir de mi-novembre, je vérifie que toutes les factures justifiant les nouvelles immobilisations sont bien présentes et que les factures à cheval sur deux exercices sont correctement traitées en comptabilité. Je regarde les grands livres pour aussi préparer une balance des comptes pour identifier d’éventuelles anomalies, comme des factures d’abonnement couvrant l’exercice suivant, des dépenses exceptionnelles mal comptabilisées. Enfin, pour faciliter la clôture, je commence à regrouper les justificatifs nécessaires, notamment les factures d’immobilisation, les factures fournisseurs importantes de l’exercice, les factures clients, les bulletins de paie, dans un dossier dédié, prêt à être transmis à l'auditeur dès son arrivée.

L’objectif étant qu’avant les congés de Noël, au moins 50 à 60 % du dossier soit déjà analysé, et que les cycles restants soient plus faciles à gérer en janvier.

Ainsi, au début de l’année 2025, les seuls sujets restants seront ceux que je ne pouvais pas traiter avant, comme la finalisation du chiffre d'affaires ou le calcul de la TVA, car l'année n'était pas encore terminée.

Concernant la conformité, quels sont tes réflexes pour t’assurer que tout est rapidement en règle ?

Si on commence à vérifier la conformité seulement en novembre, on est déjà en retard.

Sur ce sujet, il est essentiel, pour éviter d'oublier quelque chose lors de la clôture, de commencer à regarder dès à présent quelles taxes la société doit payer. 
Il faut consulter le calendrier fiscal pour vérifier les différentes échéances mois par mois, ainsi que celles qui tomberont au premier trimestre de l’année suivante. 

Par exemple, la CVAE, ou l'impôt sur les sociétés sont des taxes qui ne peuvent être calculées tant que les comptes ne sont pas figés, mais il est utile de commencer à se renseigner en avance. Il ne faut pas non plus hésiter à consulter son expert-comptable pour s’assurer qu’il n’y a pas de nouveautés fiscales à intégrer.

Il est aussi important de vérifier avec ses partenaires de confiance, par exemple, un avocat, pour être certain d’avoir pensé à tout. Il faut se faire un petit programme de travail, comme le ferait un expert-comptable, en s’assurant de bien vérifier chaque point et de noter ce qui est en attente pour ne rien oublier.

‍La fin d’année est aussi un moment clé pour analyser la performance de l’entreprise. Quels indicateurs clés surveilles-tu de près ?

Cela dépend de l'activité de l’entreprise, mais on regarde évidemment tous et toutes la marge brute, pour s'assurer que ce que j’ai vendu, et les coûts directs associés, sont alignés. Si ma marge brute est négative, c’est un signal d’alarme. 

Ensuite, on regarde les soldes intermédiaires de gestion : l’EBE, l'EBITDA, etc. Pour ma part, j'aime aussi connaître le chiffre d'affaires moyen par client, car cela permet de faire des hypothèses pour l’année suivante et de préparer le budget. 

D’autre part, il est crucial de surveiller les créances et les dettes : est-ce qu’on est propre du point de vue financier, ou avons-nous trop de créances ? Car une entreprise qui encaisse mal peut rapidement se retrouver en difficulté.

Un autre indicateur important, même si ce n'est pas toujours calculé formellement, c'est le délai moyen de paiement des clients. Cela permet de savoir s’il y a des actions à entreprendre pour améliorer la trésorerie. Ces indicateurs peuvent révéler des problèmes, mais l’important est d'en déduire des plans d’action pour y remédier.

Selon l’entreprise, on pourra aussi regarder la croissance du chiffre d'affaires, la maîtrise des charges, ou encore le retour sur investissement (ROI), qui permet de mesurer l'impact des investissements sur la structure. Tout cela doit être analysé en tenant compte des spécificités du business de l'entreprise.

D’un point de vue de productivité, as-tu des bonnes pratiques pour rendre le processus de clôture des comptes plus efficace ?

Comme je l'ai dit, il est essentiel de lisser le travail sur l'année, pour éviter d’avoir trop à faire sur le premier trimestre de l'année suivante.

Il faut aussi échanger régulièrement avec son commissaire aux comptes pour savoir quels points spécifiques ils souhaitent examiner cette année. Chaque année, ils peuvent porter une attention particulière à certains sujets.

Une autre bonne pratique est d’investir du temps dans la veille. J’ai conscience que c’est difficile, mais se bloquer quelques heures par mois pour se tenir au courant des nouveautés comptables ou fiscales, et des bonnes pratiques partagées par des prestataires, c’est un investissement très important pour l’année suivante.

‍Comment vois-tu l'intégration des nouvelles technologies dans ce processus de clôture des comptes ? Comment perçois-tu la valeur de l’automatisation ?

Ces outils technologiques apportent une piste de fiabilisation supplémentaire. Et quand on partage ces données à son commissaire aux comptes ou à son expert-comptable, ils facilitent la validation des comptes.
Ces outils doivent ainsi faciliter la gestion des factures et des devis, et permettre aux experts-comptables de vérifier que les devis ont bien été transformés en factures, et de s’assurer que tout est en ordre dans la comptabilité.
Cela évite des erreurs lors des audits, car l'outil permet de rapprocher facilement les flux financiers, et de donner rapidement les documents nécessaires à l'auditeur, mais aussi de gagner du temps lors des audits intermédiaires.

Si le tableur Excel reste indispensable pour notre profession, il peut être source d’erreurs : une mauvaise formule, un chiffre manquant, une version obsolète, etc. 

‍Quels critères retiendrais-tu pour choisir une solution ou un outil dans ce domaine ?

Cela dépend des besoins spécifiques de l’entreprise, mais j’ai en tête quelques cas d’utilisation. 

Si, par exemple, le besoin est de mieux fiabiliser la gestion des achats, je choisirais un outil collaboratif où je peux voir facilement toutes les dépenses des collaborateurs et où, en un clic, je peux inviter un collègue à justifier ses dépenses. Il ne verrait que ses propres dépenses, et non celles de toute l'entreprise. Cela résoudrait le problème des factures manquantes. Au lieu de partager un Excel pour collecter les justificatifs, j'aimerais un outil où je pourrais relancer automatiquement mon collègue responsable et lui dire : "Il te manque cette facture, peux-tu compléter ici s'il te plaît ?"

Ensuite, j’aimerais pouvoir initier mes paiements directement dans cet outil, pour avoir un contrôle de A à Z. L’idée serait de fiabiliser tout le processus pour éviter les erreurs, comme celles qu’on entend parfois dans l’actualité, en ayant une trace claire de qui a validé la dépense, qui l’a autorisée, et qui a payé. Il faut une séparation des tâches pour s'assurer qu’il y a plusieurs niveaux de contrôle, et qu’aucune dépense ne passe inaperçue.

Un bon outil devrait aussi me prévenir des doublons, des changements d’IBAN suspects, ou des anomalies dans les paiements, comme un fournisseur qui n’est pas habituel ou des montants inhabituellement élevés. Ce sont des fonctionnalités essentielles  dans un bon outil.

J’aimerais que mes collègues commerciaux puissent utiliser l'outil pour créer leurs devis, tout en permettant à la finance de vérifier que les devis sont cohérents avec la politique tarifaire de l'entreprise. Par exemple, cela permettrait d'éviter qu'un commercial ne fasse un prix trop bas à un ami, en s’assurant que les devis respectent les normes internes. Cela garantit l’éthique au sein de l’entreprise, tout en traçant les paiements et en facilitant les relances clients en cas de retard de paiement.

Enfin, il est également important d’avoir un suivi des échéances clients. C'est très important de pouvoir suivre les paiements et de savoir qui doit nous verser de l’argent, car cela impacte directement la trésorerie.