Archiver et sécuriser vos documents comptables : quelles solutions ?

À l’ère où le digital est devenu roi, l’archivage et la sécurisation des documents comptables interrogent la gestion administrative des entreprises. De plus en plus de documents se trouvent au format dématérialisé et nécessitent un traitement efficace tout au long de leur cycle de vie, sans perdre de leur valeur juridique. Comment archiver et sécuriser vos documents comptables ?

Documents comptables à valeur probante : de quoi s’agit-il ?

Qu’est-ce que la valeur probante d’un document ?

La valeur probante d’un document est une certification de sa valeur globale et de sa fiabilité. Cette force probante est estimée à partir de trois critères :

1. L’originalité du document, qui atteste de sa fiabilité ;
2. L’intégrité du document, dont le contenu doit être uniforme ;
3. L’inaltérité du document, qui doit être en adéquation avec d’autres pièces portant sur un sujet ou une période similaire.

La valeur probante d’un document est régulièrement nécessaire dans les affaires judiciaires. Concernant les documents comptables, cette valeur probante est utile dans le cadre de contrôles de l’Administration fiscale ou d’audits comptables. En justifiant de l’authenticité des documents numérisés, elle apporte donc un niveau de contrôle supplémentaire pour attester de la conformité des pièces comptables.

Comment définir la valeur probante de votre document comptable ?

C’est l’examen du contenu d’un document comptable qui permet d’attester de sa valeur probante. La valeur probante d’un document comptable est examinée à partir de sa source, de son auteur et de sa date.

L’étude de la source d’un document comptable permet d’indiquer l’identité de la personne qui l’a édité, et la raison pour laquelle le document a été créé. Par exemple, une facture dont l’éditeur est le client ou le vendeur à l’origine de la transaction est plus susceptible d’être vraie. Sa valeur probante est donc plus importante qu’une facture éditée par un autre parti.

Pourquoi archiver ses documents comptables ?

Quels sont les délais de conservation des différents documents comptables ?

La durée de conservation des archives comptables d’une entreprise dépend de la nature des pièces comptables à conserver et des obligations légales en vigueur.

Selon le Code du Commerce, parmi les archives comptables que les entreprises sont tenues de conserver à compter de la clôture de leur exercice comptable, le Journal des opérations bénévoles doit faire l’objet d’un archivage de 6 ans.

Cette durée s’élève à 10 ans pour les archives comptables suivantes :

• Les pièces justificatives de comptabilité : factures d’achat et de vente, notes de frais, déclarations fiscales, relevés bancaires, bulletins de paie… ;
• Le livre journal, qui retrace les dépenses, recettes et autres opérations de trésorerie de l’entreprise ;
• Le livre d’inventaire, un livre comptable qui mesure l’actif et le passif de la société ;
• Le grand livre, qui rassemble les mouvements de comptabilité de l’entreprise ;
• Les bilans, qui présentent la situation patrimoniale d’une entreprise au moment de la clôture des comptes ;
• Les comptes de résultat et annexes, qui informent sur l’ensemble des dépenses, recettes, produits et charges de l’entreprise sur l’année écoulée.

Les documents commerciaux doivent être conservés 5 ans, qu’il s’agisse de contrats signés entre commerçants ou entre un commerçant et un non-commerçant. Les contrats relatifs à des biens immobiliers doivent pour leur part être archivés 30 ans.

Pour ce qui est des pièces justificatives comptables, plusieurs d’entre elles doivent être archivées 10 ans à partir de la clôture de l’exercice comptable. Cela concerne les documents bancaires (remises de chèques, talons de chèques, relevés bancaires), les factures des clients et des fournisseurs, ainsi que les bons de commande et bons de livraison que l’entreprise émet ou reçoit.

• Les livres comptables et les comptes annuels (bilan, compte de résultat et annexe) doivent être archivés 10 ans.
• Les registres juridiques doivent être conservés par l’entreprise pour une durée de 6 ans.
• Les documents relatifs aux bulletins de paie (contrats de travail, déclarations d’accident, registre unique du personnel…) doivent être conservés 5 ans.

Les déclarations sociales et fiscales de l’entreprise doivent quant à elles être conservées 3 années civiles à partir de la date à laquelle les taxes sont devenues exigibles.

Quelles sont les sanctions en cas de non-conservation des pièces comptables ?

Les documents comptables doivent obligatoirement faire l’objet d’un archivage selon la réglementation en vigueur. En cas de non-respect, des sanctions et amendes peuvent être engagées.

À titre d’exemple, l’article 1734 du Code général des impôts prévoit une amende de 10 000 euros en cas de non-conservation ou de destruction des documents réclamés par l’Administration fiscale dans l’exercice de son droit de communication.

Quelles solutions pour archiver et sécuriser ses documents comptables ?

L’archivage numérique, pour une sécurisation optimale des documents comptables

Avec la digitalisation massive des documents en entreprise, l’archivage numérique est une pratique de plus en plus répandue. Cette méthode de conservation consiste à conserver des fichiers au format numérique et en toute sécurité.

L’archivage numérique repose sur quatre principes essentiels :

• La pérennité : le document est conservé dans un format qui ne sera pas mis à mal par les progrès constants de l’informatique ;
• L’intégrité : les données du document restent lisibles, les informations stables et toute action peut être tracée ;
• La confidentialité : l’archivage électronique ne donne accès au document qu’aux personnes autorisées à exploiter ses données, qui peuvent être sensibles ;
• L’accessibilité : les archives restent accessibles dans la limite imposée par la règle de confidentialité.

L’archivage numérique est une solution fiable et efficace pour conserver ses documents comptables de manière sécurisée. Il est possible de bénéficier de cette méthode à l’aide d’une plateforme complète de gestion comptable et administrative, telle que Kolecto, qui permet de collecter, classer et payer ses factures de manière automatique. Kolecto assure ainsi une meilleure gestion administrative en entreprise en simplifiant l’accès et l’utilisation de ses données comptables et financières. Aucune facture n'est perdue, chaque facture peut-être retrouvée en 2 clics - même les plus anciennes.

L’archivage de valeur probante, le transfert complet des informations d’un document

Un archivage de valeur probante est un processus qui vise à préserver et à rendre disponible tout document stocké au format numérique et dont la valeur probante a été préalablement déterminée. En d’autres termes, cette solution consiste à transférer des documents comptables d’un support à un autre, en s’assurant que toutes les données restent intactes au cours de ce processus.

Avec un archivage à valeur probante, il est possible d’organiser ses documents comptables en fonction de leurs dates. Ce classement assure la pertinence et la cohérence des documents, qui ne peuvent contenir aucune contradiction.

Le coffre-fort numérique, une évolution de l’archivage numérique

En tant que composant de l’archivage électronique, le coffre-fort numérique permet de conserver les documents et métadonnées personnelles ou professionnelles en toute sécurité.

C’est une solution évolutive de l’archivage numérique : il accorde une meilleure garantie sur l’intégrité des documents et sur leur mode de conservation.

Comment réussir à archiver ses documents comptables au format numérique ?

L’organisation autonome de ses fichiers numériques peut être une tâche fastidieuse ou chronophage. Les entreprises ont la possibilité de solliciter l’aide d’un acteur externe et spécialisé dans la gestion des documents numériques afin d’optimiser l’archivage et la sécurisation de leurs pièces comptables.

À ce titre, Kolecto accompagne au quotidien les dirigeants, collaborateurs et gestionnaires des finances en entreprise. Notre plateforme SaaS accélère le traitement et la dématérialisation des factures fournisseurs et factures clients. Elle assure notamment la collecte automatique des documents numériques, leur classement intelligent et l’analyse de la situation financière d’une entreprise en temps réel.

Avec Kolecto, l’externalisation des archives numériques est réalisée de manière efficace, fiable et en toute sécurité.

Comment classer ses documents de type facture archivés au format numérique ?

L’archivage de documents de types factures peut être réalisé de différentes façons. Cependant, cette tâche peut rapidement devenir chronophage si elle est réalisée sur Excel ou sur des supports peu adaptés à ce type de classement. Avec un outil tel que Kolecto, l’archivage de vos factures est réalisé de manière automatique. 

En plus d’être gage d’efficacité, Kolecto propose une méthode de classement adaptée aux préférences de chacun. Les factures peuvent notamment être classées en fonction de l’interlocuteur : nom du client, nom du fournisseur…

Pour les personnes qui préfèrent se repérer par des classements chronologiques, Kolecto propose également un classement par dates d’échéance des factures. 

Un classement par numéro de facture ou par moyen de paiement peut aussi être privilégié pour organiser ses factures clients et factures fournisseurs. 

Gage d’efficacité et gain de temps considérable, l’archivage électronique est indispensable à un traitement comptable efficient. Il permet de conserver, classer et archiver ses documents comptables de manière sécurisée, et en toute conformité avec la réglementation en vigueur. Cette méthode de conservation peut être réalisée par un partenaire externe de votre entreprise. À ce titre, Kolecto vous permet de collecter, d’analyser et de conserver les documents relatifs à vos finances et à votre comptabilité.

Contactez-nous pour découvrir comment conserver, organiser et archiver vos documents comptables simplement et en toute sécurité.