Tout savoir sur Chorus Pro

Vous vendez régulièrement des prestations à des structures publiques ? Alors la plateforme Chorus Pro vous est certainement déjà familière. Si ce n’est pas le cas, vous en avez peut-être entendu parler en lien avec la réforme de généralisation de la facturation électronique prévue pour 2026. En effet, cette généralisation repose en grande partie sur la mise en place d’un portail public de facturation inspiré de Chorus Pro. Voyons en quoi consiste Chorus Pro, à quoi sert ce portail, et comment l’utiliser au mieux.

Les points à retenir : 

• Lancée en 2017, Chorus Pro est une plateforme qui permet aux entreprises d’émettre des factures électroniques à destination de l’administration publique.
• Le portail public de facturation (PPF), maillon central de la réforme de la facturation électronique, fonctionnera sur la même base que Chorus Pro.

Qu’est-ce que Chorus Pro ?

Chorus Pro est une plateforme de facturation créée par l'Agence pour l'Informatique financière de l’État (AIFE). Elle a été lancée en 2017, dans le but de faciliter les transactions financières entre les fournisseurs et les administrations publiques grâce à un système de facturation électronique. Il s’agit d’une solution gratuite et sécurisée, qui repose sur l’échange de données informatisé (ou EDI).

À quoi sert Chorus Pro ?

Depuis 2020, toute entreprise qui facture un produit, une prestation ou un marché public à un organisme de service public a l’obligation de le faire via Chorus Pro. Cet outil permet aux factures d’être converties dans un format électronique standardisé (normes Factur-X, UBL ou CII) et transmises directement à l’administration. 

En d’autres termes, désormais, il n’est plus question pour les entreprises d’envoyer des factures papier ou PDF par courrier ou par mail aux organismes publics : la facturation doit passer par Chorus Pro.

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Chorus Pro et le portail public de facturation (PPF) : quelle différence ?

Comme vous le savez certainement, une grande réforme de généralisation de la facturation électronique est en préparation. Elle entrera progressivement en vigueur à partir de septembre 2026 et concernera toutes les entreprises qui participent à des transactions BtoB en France. 

Le principe de la facturation électronique BtoB (business to business) est le même que celui déjà en place pour les transactions BtoG (business to governement). Lorsqu’elles vendront un produit ou un service à une autre entreprise basée en France, les entreprises devront émettre et transmettre une facture au format électronique sur une plateforme spécialisée.

Le portail public de facturation (PPF) est le pivot de cette réforme. C’est via cette plateforme, mise gratuitement à la disposition des entreprises par l’État, que transiteront les factures électroniques. Remplissant une fonction comparable à celle de Chorus Pro, le PPF est conçu sur la même base. 

Comment fonctionne Chorus Pro ?

Quelles sont les fonctionnalités principales de Chorus Pro ?

Chorus Pro offre les fonctionnalités suivantes aux entreprises :

• Le dépôt de factures : le portail permet aux entreprises de soumettre leurs factures au format électronique.
• Le suivi du cycle de vie des factures : Chorus Pro permet de connaître en temps réel le statut de chaque facture (reçue, en cours de traitement, acceptée, rejetée, payée…).
• Des outils de relance et de notification : en cas de rejet ou d’anomalie dans une facture, la plateforme génère des notifications pour informer les utilisateurs. Elle permet également d'effectuer des relances.

L'intégration avec les outils de gestion : grâce aux systèmes API, Chorus Pro peut se connecter à différents outils de gestion et logiciels de facturation afin de centraliser et d’automatiser le processus de facturation.

Quelles sont les étapes du processus de facturation sur Chorus Pro ?

Chorus Pro est accessible via une interface web sécurisée et fonctionne de la manière suivante :

• D’abord, le fournisseur crée un compte utilisateur en ligne sur le site chorus-pro.gouv.fr. 
• Une fois son compte validé, il peut déposer une facture dans la section dédiée.
• Un formulaire de dépôt reprenant les données de la facture doit être complété. Dans la mesure du possible, Chorus Pro “lit” et extrait automatiquement les informations nécessaires depuis le PDF. Si une ligne demeure vide, l’utilisateur doit la compléter manuellement.
• Un contrôle et une validation automatique des données sont effectués pour vérifier que la facture est conforme.
• Après validation, la facture est automatiquement transmise à l’organisme public concerné pour traitement.
• Tout au long du processus, l’utilisateur peut suivre en temps réel l’état de la facture et savoir à tout moment si elle est en attente, en cours de traitement, ou rejetée. En cas de problème, une notification est envoyée à l'entreprise pour corriger l'erreur.

Comment déposer une facture sur Chorus Pro ?

Passons à présent à la pratique en voyant plus en détail comment déposer une facture sur Chorus Pro.

Étape 1 : préparer les factures au dépôt Chorus Pro

Comme nous l’avons vu, sur Chorus Pro, les factures doivent être déposées sous forme de fichier PDF. Leurs données sont ensuite extraites et converties dans un format standardisé qui simplifie la transmission et le traitement. 

Pour faciliter l’extraction automatique des données et profiter des capacités de reconnaissance de caractères de Chorus Pro, il est recommandé de préparer soigneusement ses factures en respectant les règles d’or suivantes : 

• Assurez-vous que le fichier est bien enregistré dans un format PDF texte, obtenu directement depuis le logiciel de facturation, de traitement de texte ou le tableur qui a servi à éditer la facture. Chorus Pro ne peut pas déchiffrer une image scannée, même si celle-ci a été convertie en fichier PDF.
• Annoncez les données avec des intitulés clairs pour que Chorus Pro détecte de quoi il s’agit (ex : “SIRET client xxx”). Laissez un espace entre les mots clés et la donnée qu’ils introduisent. 
• Évitez les mises en page complexes, les couleurs et les effets. Privilégiez les polices classiques et le texte en noir sur fond blanc.

Étape 2 : déposer la facture sur Chorus Pro

Une fois votre facture prête, vous pouvez la déposer sur le portail en suivant les étapes suivantes : 

1. Connectez-vous à votre compte Chorus Pro.
2. Dans le menu principal, cliquez sur “Factures émises” puis “Dépôt facture”.
3. Importez le fichier PDF.
4. Sélectionnez le cadre de facturation dans le menu déroulant (“Dépôt par un fournisseur d’une facture”, “Dépôt d’une facture déjà payée”, “Dépôt d’une facture par un sous-traitant”...).
5. Chorus Pro extrait alors les données et pré-remplit les champs de saisie du formulaire de dépôt.
6. Vérifiez les informations importées automatiquement et complétez manuellement les champs vides. 
7. Cliquez sur “Valider et envoyer” pour soumettre votre facture avec une signature virtuelle.

Une fois ce processus terminé, votre facture a été envoyée à son destinataire et un récapitulatif des éléments transmis a été généré. Vous pouvez désormais suivre son statut sur votre tableau de bord.

Quels sont les avantages de Chorus Pro ?

La démarche qu’a fait l’État d’introduire Chorus Pro pour les transactions BtoG (business to governement) remplit plusieurs objectifs : 

• Une gestion centralisée des factures permettant l’augmentation de l’efficacité administrative.
• Une accélération des délais de paiement grâce à un traitement simplifié.
• Une réduction des coûts liés à la gestion de la facturation contribuant à une meilleure compétitivité des entreprises.
• Un renforcement de la sécurité et de la traçabilité des transactions, avec moins de risques d’erreur, d’oubli, de fraude et de piratage.

Chorus Pro contribue à la modernisation de la vie publique et à la transition numérique des entreprises. En permettant la dématérialisation des factures, la plateforme simplifie les relations commerciales entre l’administration et les entreprises, quels que soient leur secteur ou leur taille. Le portail public de facturation (PPF) a vocation à jouer un rôle comparable pour les échanges inter-entreprises en France.

Quelles sont les limites de Chorus Pro ?

Malgré ces avantages importants et des évolutions régulières depuis 2020, Chorus Pro présente quelques limites : 

• Une interface complexe, assez peu attrayante et peu intuitive, nécessitant un temps d'apprentissage pour les nouveaux utilisateurs.
• Une compatibilité limitée avec certains systèmes de gestion utilisés par les entreprises, la connexion Chorus Pro nécessitant parfois des adaptations spécifiques ou des intégrations API coûteuses.

Quelques défauts ont également pu être rapportés à l’usage par certains utilisateurs, notamment des délais d’attente importants pour le support technique et des défauts ponctuels de performance en période de forte affluence.

Comment se préparer à utiliser le PPF en s’inspirant de Chorus Pro ?

Se familiariser avec Chorus Pro

Comme nous l’avons vu, la réforme de généralisation de la facturation électronique inter-entreprises prévue pour 2026 s’appuiera sur un portail public de facturation (PPF). 

Connaître les fonctionnalités, les avantages et les limites de Chorus Pro est un atout pour comprendre le fonctionnement du PPF et se préparer à son adoption. En effet, le PPF est l’héritier direct de Chorus Pro.

Autour d’un système de base similaire, il offre des fonctionnalités étendues, spécifiquement adaptées aux transactions entre entreprises assujetties à la TVA en France. À l’instar de Chorus Pro, il donne la possibilité d’émettre, de transmettre et de recevoir des factures dans un format électronique standardisé et sécurisé. Il permet aussi aux utilisateurs de remplir les nouvelles obligations déclaratives (“e-reporting”) pour les transactions BtoC (business to customer). 

Si vous n’êtes pas déjà utilisateur de Chorus Pro, il peut être intéressant de créer un compte sur la plateforme afin de vous familiariser avec cet outil. Cela simplifiera aussi votre basculement vers la nouvelle version du portail à l’horizon 2026.

Identifier et connecter des outils de gestion pertinents

Comme nous l’avons évoqué, le portail Chorus Pro est accessible via une interface assez complexe d’utilisation car peu ergonomique et peu attractive. De plus, cette solution prend en charge certaines opérations liées au suivi de la facturation, mais ne propose pas d’outils de gestion complémentaires. Il est donc intéressant de connecter Chorus Pro à ses logiciels de gestion habituels afin de bénéficier d’une plateforme à la fois plus pratique et plus complète.

L’enjeu sera le même avec le PPF, qui sera à la fois un maillon indispensable de la facturation électronique, et un portail proposant des fonctionnalités et une présentation qui ne sont pas nécessairement adaptées aux besoins de toutes les entreprises. À l’instar de Chorus Pro, le PPF pourra être utilisé de différentes manières : 

• soit de manière isolée, en éditant et gérant les factures directement sur le portail,
• soit de manière connectée, en utilisant une plateforme intermédiaire pour bénéficier d’une interface plus accessible et de services sur mesure.

🔎 Prenons l’exemple de Kolecto pour mieux comprendre cette deuxième manière d’utiliser le PPF. Notre solution intuitive centralise vos factures et vos comptes bancaires et propose des outils de pilotage financier et d’automatisation de la pré-comptabilité. Elle offre donc des services complémentaires à ceux du PPF, tout en facilitant l’édition et la gestion des factures électroniques. 

Kolecto peut être connecté au PPF grâce à la technologie API, devenant ainsi votre opérateur de dématérialisation. Concrètement, Kolecto fonctionne alors comme une plateforme intermédiaire entre votre entreprise et le PPF (donc l’administration). Il vous suffit de quelques clics pour créer, transmettre et recevoir des factures électroniques conformes sur une interface très simple d’utilisation. 

En même temps, vous gardez l'œil sur vos comptes bancaires et vos tableaux de bord financiers. L’ensemble de la gestion administrative et comptable de votre entreprise est ainsi facilitée.

Mettre en place un processus et des tests dès maintenant

La généralisation de la facturation électronique approche à grands pas et implique un bouleversement de vos processus internes. Il est donc essentiel de s’y préparer dès maintenant et de former les différents collaborateurs et intervenants concernés par la facturation. 

Pour cela, nous vous conseillons : 

• de nommer un responsable e-facturation en interne, chargé de coordonner la transition,
• de cartographier votre circuit de facturation pour identifier les évolutions à prévoir,
• de vous informer sur les prérequis pour les nouvelles factures et de mettre à jour vos fichiers fournisseurs et clients,
• de tester dès à présent les outils (notamment les opérateurs de dématérialisation) qui vous permettront de passer à la facturation électronique, afin de vous assurer qu’ils répondent pleinement à vos besoins.

N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus sur nos offres et fonctionnalités.

En collaboration avec Marie Cordier, experte spécialisée Fintech