Comment choisir une plateforme de dématérialisation partenaire ?

La réforme de la facturation électronique approche à grands pas ; se préparer maintenant peut faire toute la différence pour votre entreprise. Anticiper les changements implique de sélectionner une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), certifiée par l’administration fiscale, qui permet de se conformer aux réglementations à venir. Mais comment sélectionner la bonne PDP pour votre TPE-PME ? Quels critères prendre en compte ? Passons en revue les éléments à considérer pour faire un choix de PDP optimal.

Les points à retenir : 

• Une PDP certifiée assure la conformité légale en garantissant une gestion correcte des factures électroniques et de l’e-reporting.
• Le choix d'une PDP dépend de sa capacité à prendre en charge les formats de factures requis et à gérer le volume de facturation de votre entreprise.
• Opter pour une plateforme de gestion dématérialisée certifiée PDP aide à optimiser votre processus de facturation (relances automatiques, suivi des chiffres en temps réel…).
• L'intégration avec vos outils existants et la sécurité des données sont des critères essentiels pour faciliter la gestion et protéger vos informations.

Qu’est-ce qu’une plateforme de dématérialisation partenaire ? 

Définition d’une PDP

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est un service en ligne homologué par l’État, qui permet aux entreprises assujetties à la TVA de gérer leurs factures électroniques (e-invoicing) ainsi que l’e-reporting en conformité avec la réglementation. 

Dans le cadre de la réforme de la facturation électronique, obligatoire à partir de 2026 pour les grandes entreprises et progressivement jusqu'en 2027 pour les PME et microentreprises, ces plateformes facilitent l’émission, la réception et la transmission des factures de manière sécurisée et standardisée. 

Les PDP agissent ainsi comme des intermédiaires de confiance en permettant : 

• L’émission de factures sous les différents formats acceptés (PDF, Factur-X, UBL, CII), et leur transmission à l’administration fiscale. 
• La réception de factures conformes, avec la possibilité d’être notifié, de les consulter et de les télécharger.
• La transmission des données requises dans le cadre du e-reporting, c’est-à-dire des transactions avec des particuliers ou des entreprises étrangères qui sortent du cadre de l’e-invoicing. 

En résumé : votre PDP garantit ainsi un processus de facturation conforme et optimisé pour l’ensemble des entreprises françaises. Ce type de plateforme contribue plus globalement à la mission de la réforme de la facturation électronique pour une meilleure transparence des transactions et une lutte contre la fraude - notamment la fraude à la TVA.

💡 Les PDP devront faire l’objet d’une immatriculation par la Direction générale des finances publiques (DGFiP), valable trois ans, et renouvelable. La liste des PDP agréées est disponible en ligne. 

PDP, PPF, OD : quelles différences ?

Les PDP (Plateformes de Dématérialisation Partenaires), le PPF (Portail Public de Facturation), et les OD (Opérateurs de Dématérialisation) ont joué un rôle spécifique dans le cadre de la réforme sur la facturation électronique. 

→ Les PDP, plateformes privées certifiées par l’État, gèrent l’intégralité du processus de facturation (transmission, conformité, archivage) et offrent des fonctionnalités avancées comme les relances automatiques et la gestion de divers formats de factures.

→ Les OD ne sont pas homologués pour transmettre les factures directement à l’administration ; ils créent et préparent les factures électroniques mais nécessitent une connexion avec une PDP pour assurer la conformité légale. Le choix entre ces options dépend donc des besoins de chaque entreprise en matière de coût, de volume, et de gestion automatisée.

 → Le PPF (Chorus Pro) faisait auparavant référence à l’option gratuite développée par l’administration pour la transmission des factures électroniques.

⚠️ En octobre 2024, l'État a annoncé son abandon, jugeant qu'une PDP certifiée répondait pleinement aux besoins.

Comment fonctionne une PDP ? 

Le principe d’une PDP repose sur le “mode en Y” instauré par l’État. Autrement dit, les factures circulent entre fournisseurs et acheteurs, avec comme point central la PDP. 

Elles offrent ainsi un large éventail de fonctionnalités : 

• Émission et réception de factures électroniques
• Conversion au format électronique requis 
• Transmission des factures à l’administration fiscale 
• Extraction des données essentielles (TVA, identité, montants…) 
• E-reporting 
• Relance automatisée et suivi des paiements 
• Suivi en temps réel du cycle de vie des factures avec des analyses précises
• Archivage sécurisé des factures pendant la période légale de 10 ans
• Protection des données conformément au RGPD
• Connexion bancaire pour suivre les paiements 

💡 Bon à savoir : une PDP peut s'intégrer avec vos ERP et logiciels comptables, ce qui permet une gestion centralisée et fluide des données. C’est ce que nous proposons chez Kolecto pour simplifier votre processus de facturation, automatiser les tâches répétitives et assurer une conformité totale avec les nouvelles exigences réglementaires.

Comment choisir la bonne plateforme de dématérialisation partenaire ?

Pour sélectionner une PDP adaptée, plusieurs critères sont essentiels. 

S’assurer de la conformité

Assurez-vous que la PDP est immatriculée et conforme aux exigences légales de l’administration française. Une PDP homologuée garantit une gestion correcte des factures électroniques, dont le respect des réglementations fiscales et la transmission adéquate des informations relatives à la TVA.

Vérifier les formats et volumes pris en charge

Les besoins des entreprises varient en matière de formats et de volumes de facturation. Une bonne PDP doit être en mesure de gérer différents formats de factures (comme Factur-X, UBL, ou XML) et d’absorber le volume de factures que votre entreprise émet ou reçoit. Ce critère est essentiel pour assurer une compatibilité et une efficacité optimales.

❌ Pour rappel, une facture PDF n’est pas un format accepté dans le cadre de la réforme de la facturation électronique. 

Prendre en compte les fonctionnalités avancées

Les fonctionnalités supplémentaires que propose une PDP peuvent faire la différence en termes de gestion et de performance. Certaines solutions de plateforme de gestion dématérialisée agréée PDP comme Kolecto proposent en parallèle des fonctionnalités avancées (relances automatiques, connexion bancaire, outils d’analyse et de reporting). 

Considérer l’intégration avec vos outils

L'intégration avec les logiciels de comptabilité ou ERP que vous utilisez déjà est un atout majeur pour fluidifier le processus de facturation. Cette compatibilité assure des échanges de données plus simples et contribue à l’optimisation de vos opérations.

Analyser la sécurité des données

La protection des données est primordiale, surtout dans le cadre de la facturation électronique. Veillez à ce que votre PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) mette en œuvre des protocoles de sécurité avancés, comme le chiffrement des données, pour assurer la confidentialité des informations sensibles. 

Il est également important de s'assurer que les données restent hébergées sous souveraineté nationale ou européenne, afin de respecter les exigences légales en matière de confidentialité, de conservation et de localisation. Cette démarche garantit une conformité totale avec les réglementations en vigueur.

Tarification

Enfin, la question du coût est déterminante. Comparez les tarifs des différentes PDP et choisissez une solution qui soit en adéquation avec votre budget et vos besoins. Certaines PDP proposent des versions d’essai ou des démos qui permettent de tester leurs services avant de s’engager.

Kolecto : la PDP qui vous fait gagner en temps et argent

Kolecto, en tant que Plateforme de Dématérialisation Partenaire agréée et plateforme de gestion dématérialisée, accompagne les entreprises dans le respect des obligations de facturation électronique en transformant les factures au format requis, en les vérifiant et en garantissant leur transmission sécurisée. Notre outil réduit ainsi les risques d'erreurs et accélère le traitement des documents.

De plus, Kolecto centralise et sécurise les échanges avec les clients et fournisseurs. Cela permet d’offrir un suivi en temps réel des paiements pour réduire les délais de règlement et améliorer la trésorerie des entreprises. En complément, nos experts restent disponibles pour accompagner vos équipes et répondre à leurs questions.

Résultat : vos équipes peuvent ainsi se consacrer à des activités à plus forte valeur ajoutée, tout en limitant les coûts administratifs liés aux corrections et aux suivis.

Récapitulatif : la checklist avant de choisir une PDP 

✅ Est-elle certifiée par l’État et conforme aux exigences de facturation électronique ?

✅ Prend-elle en charge les formats requis (Factur-X, UBL, etc.) et le volume de factures de votre entreprise ?

✅ Offre-t-elle des fonctionnalités supplémentaires comme les relances automatiques et le suivi en temps réel ?

✅ S’intègre-t-elle facilement avec vos outils de comptabilité et ERP ?

✅ Assure-t-elle la sécurité des informations avec un archivage conforme ?

✅ Est-elle facile d'utilisation, avec un support client accessible ?

✅ Son tarif est-il compétitif et adapté à vos besoins ?