Comment relancer efficacement ses clients pour être payé dans les temps ?

Comment relancer efficacement ses clients pour être payé dans les temps ?

‍Les retards de paiement peuvent causer des problèmes de trésorerie pour les entreprises. Il est donc important de disposer d'une stratégie efficace de relance des clients pour se faire payer les factures dans les délais impartis et baisser au maximum son besoin en fonds de roulement. Dans le but de maintenir une bonne relation avec sa clientèle, une entreprise doit respecter un ensemble de procédures qui limiteront autant que possible les risques de litige.

La stratégie à adopter pour la gestion de ses impayés

Avant même de lancer les premiers messages de rappel, l’entreprise doit réfléchir à l’avance à la méthode employée pour obtenir son paiement le plus rapidement possible.

La communication avec le client, étape par étape

Avant que ne vienne la date de l'échéance fixée contractuellement, idéalement une dizaine de jours auparavant, l'entreprise peut s'approcher de son client afin de s'assurer qu'il dispose des moyens nécessaires pour payer la facture dans les temps. Cette promesse de paiement peut avoir un effet incitatif sur le client, qui se doit de respecter son engagement.

Ce premier contact se fait généralement par mail, et a vocation à servir de rappel au client. Il est possible que le client ait simplement oublié momentanément le paiement de sa facture, ou qu’il se trouve temporairement dans l’incapacité de payer. C’est pourquoi le ton de ce premier mail reste amical et courtois. Un recouvrement à l'amiable est bien plus souhaitable qu'un litige juridique.

Pensez également à préciser le numéro et la date de la facture afin de faciliter le travail de recherche du client. Voici un exemple de mail à utiliser dans ce contexte :

Madame, Monsieur,

Nous vous recontactons suite à la livraison de la commande n°…, qui n’a à ce jour pas encore reçu de paiement de votre part. Cette facture devait être payée au (date), c’est pourquoi nous vous invitons à régulariser la situation dès que possible.

Dans l’éventualité où vous auriez effectué le règlement entre-temps, nous vous prions de ne pas tenir compte de notre relance.

Veuillez agréer l’expression de mes salutations distinguées.
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Rester courtois dans le premier message de relance est important. Votre société peut ainsi maintenir de bonnes relations avec le tiers tout en conservant une bonne réputation auprès des autres partenaires. Il est également possible de s’approcher de son client via une plateforme comme LinkedIn.

Que faire lorsque ce premier mail de relance n’obtient pas de réponse satisfaisante ? Il est vrai que l’entreprise a la possibilité d’envoyer directement une mise en demeure par lettre recommandée avec avis de réception. Toutefois, passer directement à la menace juridique n’est pas nécessairement la solution la plus efficace pour obtenir gain de cause. Un tel recours risque d’éliminer définitivement toute chance de travailler de nouveau avec cette entreprise.

Qui plus est, les poursuites judiciaires sont des procédures très longues et couteuses, qui se révèlent souvent peu concluantes. De manière générale, il vaut mieux éviter autant que possible ce recours et faire preuve de persuasion afin que le client paie de lui-même sa créance. Le premier mail peut donc s’accompagner d’un deuxième, et éventuellement d’un troisième, chacun d’entre eux étant de plus en plus impératif et ferme. L’objectif est de rappeler les obligations du client, et la possibilité qu’a l’entreprise de lancer une procédure juridique si nécessaire.

La préparation du dossier

Lorsque ces premiers rappels n'aboutissent pas, l'entreprise peut sérieusement envisager le recours à une juridiction légale. Dans ce contexte, la préparation d'un dossier complet sur le client sera très précieuse.

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La constitution d’un dossier de recouvrement est nécessaire pour 2 raisons :

• Il permet de mieux connaitre le client concerné et de définir ainsi la stratégie la plus efficace pour obtenir son recouvrement.
  
• Il regroupe des preuves juridiques qui renforceront la crédibilité de l’entreprise et lui permettront d’obtenir gain de cause si l’affaire doit être portée en justice plus tard.
  

Le dossier de recouvrement regroupe les données permettant de mieux connaitre la situation financière du client. L’entreprise a accès à diverses ressources accessibles publiquement, telles que les antécédents juridiques de la société, ou son bilan comptable. Ces informations sont précieuses, car elles donnent une image plus complète de la solvabilité de son client et de sa capacité à payer sa dette rapidement. Vous pourrez ainsi prendre une décision en toute connaissance de cause, notamment en ce qui concerne les délais accordés avant de relancer.

Ce dossier doit également contenir les preuves de la bonne exécution du contrat de la part de l’entreprise, autrement dit les documents confirmant que les produits ou les services ont bien été délivrés comme convenu entre les deux parties. Ces preuves peuvent notamment inclure les mails de confirmation, les bons de livraison signés, ainsi que le contrat en lui-même. La conservation de ces documents permet de se sécuriser tout en servant d’outil de pression si cela est nécessaire.

Une fois le dossier complété, il est temps pour l’entreprise de préparer un courrier de mise en demeure, qui servira de base pour les procédures juridiques si besoin est. Les relances classiques, qu’elles soient par courrier ou par mail, n’ont en effet aucune valeur sur le plan juridique, et ne permettent pas de lancer un recours au tribunal.

Un courrier de mise en demeure doit respecter un certain nombre de formalités et de mentions obligatoires afin d’être valable. C’est pourquoi il est recommandé de confier la rédaction du courrier à une personne qualifiée, ou de s’appuyer sur un modèle déjà examiné auparavant. La lettre de mise en demeure n’a pas vocation à permettre une saisie, mais elle pose les bases pour les procédures dont les entreprises disposent pour obtenir le paiement.

Automatiser ses processus de relance : quels outils ?

Le suivi des paiements des clients est une tâche qui peut être particulièrement longue et fastidieuse lorsqu’elle est effectuée manuellement. Retracer les paiements des clients un par un et rédiger les messages de relance prend du temps et peut empiéter sur l’activité principale de l’entreprise. Il existe heureusement des outils modernes permettant d’automatiser en grande partie le suivi des relances clients.

Afin de connaitre en temps réel l’état des paiements de votre clientèle, Kolecto vous propose un outil de facturation pensé pour les entrepreneurs submergés par les démarches administratives. Le logiciel suit automatiquement les échéances de paiement de chaque client, et notifie l’utilisateur lorsqu’une facture est en retard de paiement. Le logiciel est paramétrable pour alerter au moment où vous en avez le plus besoin, que ce soit avant, pendant ou après l’échéance. Vous disposez également de données complètes sur la solvabilité du client, telles que son délai moyen de paiement ou son niveau de confiance.

La communication peut aussi être simplifiée en s’appuyant sur les modèles pré-remplis disponibles sur Internet. Il suffit alors de personnaliser son message en utilisant les informations propres à votre situation. De cette façon, vous avez l’assurance de respecter les obligations légales, notamment en ce qui concerne le courrier de mise en demeure.

Conclusion

Une stratégie efficace de la gestion de ses impayés est plus importante qu’il n’y parait. Il est important de communiquer efficacement avec les clients en retard de paiement, d'utiliser des outils et des technologies pour automatiser et améliorer le processus de relance, et de maintenir des relations positives avec les clients. Obtenir le paiement des ses factures rapidement permet notamment à l’entreprise d’avoir les entrées nécessaires pour assurer son cycle d’exploitation sans crainte. L’entreprise est ainsi protégée durant les périodes difficiles contre les découverts et les intérêts bancaires. En tant qu’entrepreneur, vous aurez aussi plus de facilité pour financer des projets professionnels.