Lors d’une transaction entre un client et un fournisseur, une facture est généralement émise. Acquitter cette facture consiste à effectuer le paiement intégral de la somme due, c’est-à-dire à régler la créance du client. Pour attester ce règlement et le traduire dans la comptabilité, il est possible d’émettre un document que l’on appelle la facture acquittée. Découvrons en quoi il consiste, comment l’établir et quelle est sa valeur juridique.

Les points à retenir : 

• La facture acquittée est une facture sur laquelle la mention “acquittée” et des informations sur le paiement sont apposées une fois que celui-ci a été effectué.
• Ce document permet de prouver la bonne exécution du paiement et facilite le suivi administratif et comptable de la facturation et de la trésorerie.

Qu’est-ce qu’une facture acquittée ?

Une facture acquittée est un justificatif comptable qui apporte la preuve qu’un montant dû a été réglé. Elle peut être émise suite à l’achat de tous produits ou services par un client professionnel ou particulier. Traditionnellement, ce document est utilisé en entreprise pour faciliter la gestion et le suivi de la facturation et de la comptabilité. La facture acquittée solde la dette dans les comptes du client, ainsi que la créance dans les comptes du fournisseur.

Concrètement, une facture acquittée est une facture ordinaire sur laquelle on appose la mention “acquittée” avec le tampon de l’entreprise prestataire ainsi que la date, le mode et la référence de paiement. Dans le suivi comptable, la facture acquittée porte le même numéro que la facture d’origine : il s’agit d’une seule et même pièce comptable. 

🔎 Bon à savoir : dans le cadre des ventes aux particuliers, il arrive qu’une entreprise n’émette pas de facture préalable, mais simplement une facture acquittée après le paiement (et, parfois, un devis). Cela n’est en revanche pas possible dans les transactions entre professionnels, pour lesquelles la facturation est obligatoire dès la livraison des marchandises ou l’exécution des prestations.

Quand établir une facture acquittée ?

La facture acquittée est émise par le fournisseur, pour son propre usage ou à la demande du client. La facture acquittée peut faire suite à un paiement par virement, par carte bancaire, par chèque, en espèces… 

En cas de règlement par virement ou chèque, il peut y avoir un délai entre le moment où le client envoie l’argent et celui où le fournisseur le reçoit ou l’encaisse effectivement sur son compte. Ce dernier a donc tout intérêt à attendre d’avoir effectivement reçu le paiement sur son compte (ou, a minima, une preuve de règlement concrète) pour établir une facture acquittée, notamment pour se protéger des risques liés aux chèques impayés.

Comment établir une facture acquittée ?

Comme nous l’avons dit, il revient généralement au prestataire ou fournisseur d’établir la facture acquittée. Pour cela, il lui suffit de reprendre la facture initiale et d’y apposer : 

• la mention “acquittée”,
• des informations sur le mode de règlement, la date et la référence de paiement,
• le tampon de l’entreprise.

Il peut ensuite renvoyer la facture au client. Comme tout justificatif comptable, la facture acquittée doit être conservée pendant 10 ans par les deux parties.

Quelles sont les mentions obligatoires pour les factures acquittées ?

La facture acquittée est une facture “ordinaire” qui doit reprendre toutes les mentions obligatoires imposées par la loi :

• numéro de la facture,
• date de la vente et date d’émission de la facture (si différente),
• désignation et identification du vendeur et de l’acheteur (pour les professionnels, cela inclut la dénomination, la forme juridique, le numéro d’immatriculation, l’adresse du siège social, le numéro RCS pour les commerçants ou RM pour les artisans, le numéro de TVA intracommunautaire),
• dénomination des produits ou services,
• quantité vendue, prix unitaire hors taxe et taux de TVA applicable,
• éventuelles majorations (ex. : frais de transport) ou réductions, 
• montant total HT, total de la TVA et montant TTC,
• date de règlement attendu, conditions d'escompte en cas de paiement anticipé, pénalités en cas de retard et montant de l'indemnité forfaitaire due pour frais de recouvrement en cas de retard de paiement (fixé à 40 €).

💡 Pour en savoir plus sur les obligations des entreprises en matière de facturation et établir des factures acquittées conformes, consultez notre article “Modèles de factures”.

Quelle est la valeur juridique d’une facture acquittée ?

L’émission d’une facture acquittée n’est pas une obligation légale. Néanmoins, une fois établi, ce document a bel et bien une valeur juridique. Il indique que chacune des parties a rempli ses obligations : le fournisseur a livré les marchandises ou prestations prévues, et le client s’est acquitté du montant qu’il lui devait. En d’autres termes, la facture acquittée montre que le contrat commercial a été respecté. 

Elle a une valeur probatoire devant la justice : elle peut être présentée en cas de litige pour prouver que la somme due a bien été payée par le client. Elle peut également être utile en cas de contrôle fiscal afin d’attester du versement du paiement, notamment pour justifier une déclaration de TVA collectée ou déductible.

🔎 Bon à savoir : pour les prestations de service, il n’est pas possible de déclarer la TVA collectée ou déductible avant que le paiement ait été exécuté. Le moment où la TVA peut être déclarée correspond donc au moment où une facture acquittée peut être émise.

Quel est l’intérêt de la facture acquittée ?

Bien qu’elle soit facultative, la facture acquittée peut présenter différents avantages.

Une preuve de paiement

La fonction première de la facture acquittée est de prouver qu’un paiement a été effectué et reçu. Cela est particulièrement utile pour les prestations dont les modalités de paiement sont complexes. Par exemple, dans le secteur du bâtiment, le paiement est souvent échelonné en plusieurs tranches correspondant à la livraison progressive des travaux. Établir des factures acquittées à chaque versement facilite le suivi pour le client comme pour le prestataire.

Un moyen de clore la transaction

Acquitter officiellement la facture permet de matérialiser la clôture de la transaction. Si la facture porte la mention “acquittée”, cela signifie que chaque partie a rempli sa part du contrat et reconnaît que l’autre a fait de même. L’opération commerciale est terminée, les biens ou la prestation ont été livrés et le règlement a été reçu dans les conditions prévues.

Un outil de suivi administratif et comptable

Apposer la mention “acquittée” sur une facture payée permet de voir au premier coup d'œil quel est son statut et confirme qu’elle peut être archivée. Distinguer dans son classement les factures acquittées des factures encore à payer facilite le suivi administratif. Cela est particulièrement utile lorsque différentes personnes dans l’entreprise sont amenées à traiter les factures. Par exemple, cela permet à l’expert-comptable de savoir quelles factures peuvent être soldées dans la comptabilité.

Un outil de gestion de la trésorerie

Suivre de près le statut des factures est indispensable pour bien gérer sa trésorerie. Un tri rigoureux entre les factures acquittées et celles qui sont en attente de paiement permet d’anticiper les mouvements à venir et d’identifier les impayés. Pour le fournisseur, cela facilite les relances et la mise en place de mesure de recouvrement quand cela est nécessaire. Pour le client, cela contribue à une gestion fluide des fonds disponible, en évitant les mauvaises surprises et en permettant la planification stratégique des paiements.

🔎 Bon à savoir : un délai de prescription s’applique sur les factures impayées. Le fournisseur peut exiger leur paiement et engager des poursuites pendant 5 ans. Au-delà de ce délai, c’est trop tard !

Un justificatif en cas de litige ou de contrôle

Comme nous l’avons évoqué, la facture acquittée a une valeur probatoire en cas de litige. La justice considère que si le fournisseur produit une facture acquittée, cela signifie que le paiement de l’intégralité de la somme due a eu lieu. Ce document constitue également une preuve valable en cas de contrôle fiscal.

Quelles sont les autres manières de suivre le statut des factures ?

Émettre des factures acquittées n’est pas une obligation et n’est pas toujours nécessaire. En effet, certains outils permettent d’automatiser le suivi du cycle de vie des factures et de savoir si elles ont été payées, ou non.

Utiliser un logiciel de facturation

Les logiciels de facturation permettent généralement d’indiquer clairement le statut de chaque facture d’achat ou de vente afin de faciliter leur traitement. Sur Kolecto, par exemple, le statut des factures est mis à jour en temps réel. En effet, Kolecto, connecté à vos différents comptes bancaires, automatise le rapprochement des factures avec les mouvements d’argent constatés. De plus, la plateforme vous envoie des alertes lorsque le délai de paiement d’une facture est presque écoulé ou dépassé. Les factures acquittées, quant à elles, sont archivées. Entrepreneur, collaborateurs, expert-comptable : chaque acteur concerné dispose d’un accès personnalisé pour suivre le cycle de vie des factures.

Se tourner vers la facturation électronique

Sécuriser le cycle de vie des factures et faciliter son suivi est l’un des objectifs prioritaires de la grande réforme de la facturation électronique qui entrera en vigueur en 2026. Avec les e-factures, chaque changement de statut (réception, mise en paiement, acquittement…) sera automatiquement enregistré. Un archivage sécurisé, une baisse du risque de fraude et une diminution des coûts de traitement et des délais de paiement sont également à prévoir. Kolecto est dès à présent un partenaire privilégié pour assurer la transition des TPE-PME vers la facturation électronique.

Comment obtenir le recouvrement des factures non acquittées ?

Avant de pouvoir apposer la mention “acquittée” sur une facture, il faut qu’elle ait été effectivement payée. Malheureusement, les choses ne se passent pas toujours comme prévu et il arrive que le client ne règle pas les sommes dues dans les délais. Voici la marche à suivre dans cette situation.

Étape 1 : les relances à l’amiable

Malentendu, problème passager de trésorerie, souci technique ou simple oubli : un retard de paiement d’un client de bonne foi peut s’expliquer de nombreuses manières. En cas d’impayé, la première chose à faire est donc de relancer le client. Sur Kolecto, l’envoi de relances se fait en un clic !

Étape 2 : la mise en demeure

Si les relances restent sans effet, le moment est venu d’envoyer une lettre de mise en demeure. Ce courrier, qui vise à rappeler plus fermement au client ses obligations, doit être envoyé par recommandé avec accusé de réception. Il peut être rédigé par le dirigeant ou un collaborateur de l’entreprise, ou par un professionnel du droit extérieur à la société.

Étape 3 : le recouvrement judiciaire

Lorsque le client ignore la mise en demeure ou refuse de payer son dû, le fournisseur peut porter le litige devant la justice. Un juge ou un commissaire de justice (anciennement appelé huissier) intervient alors pour obtenir le recouvrement. Selon les montants concernés, le degré de complexité du litige et le contexte, plusieurs types de procédures peuvent être mises en place :  

• La procédure simplifiée de recouvrement de créances.
• L’injonction de payer. 
• Le référé-provision. 
• L’assignation en paiement. 

Pour conclure, une facture acquittée représente une preuve tangible d’un paiement et clôt une transaction en toute transparence. Ce document facilite la tenue d’une comptabilité claire et limite les litiges, garantissant ainsi une gestion financière plus fluide et sereine. Cependant, comme toute facture “papier” gérée manuellement, la facture acquittée présente des limites en termes de sécurité et de suivi. Recourir à la facturation électronique en utilisant une plateforme de dématérialisation comme Kolecto est le meilleur moyen de suivre précisément le cycle de vie des factures et de lutter contre les impayés.

En collaboration avec Marie Cordier, experte spécialisée Fintech