Les inconvénients de la dématérialisation des factures

La dématérialisation des factures s'est peu à peu imposée au sein des entreprises au cours de la dernière décennie. En effet, les dirigeants se sont rapidement rendu compte qu'il s'agissait d'un excellent levier pour faire des économies (gain de papier, de frais d'expédition et de stockage), tout en gagnant en efficacité. L'État, quant à lui, y a vu un excellent moyen de contrer la fraude à la TVA. Néanmoins, comme tout système et toute innovation, celle-ci n'est pas sans inconvénient... Voyons donc quels sont les désagréments liés à la facturation électronique et comment les surmonter au mieux… 

Les désagréments liés à la facturation électronique

La résistance au changement et la nécessité de formation du personnel

La mise en place de nouveaux processus nécessite forcément l'adaptabilité du personnel et l'instauration de formations. Les systèmes de facturation électronique n'échappent donc pas à cela et impliquent, eux aussi, d'être correctement préparés. En effet, avec la dématérialisation des factures, les processus changent et ces derniers peuvent bouleverser les habitudes de travail préalablement établi.

Certains employés peuvent alors être réticents à abandonner les méthodes de travail traditionnelles auxquelles ils étaient habitués. Dans ce cas, la communication reste l'une des clés du succès, tout comme une formation adéquate, permettant de se familiariser avec le nouveau système. En revanche, sachez que cela peut entraîner une perte de productivité temporaire. Mieux vaut donc anticiper !

Les problèmes de compatibilité

Toutes les entreprises déjà en place travaillent avec des systèmes comptables différents. Or, tous les processus ne sont pas forcément compatibles avec la nouvelle réforme de dématérialisation. En effet, désormais, des formats de factures sont imposés. Des mentions particulières doivent également apparaître sur tous les documents comptables.

Face à cet inconvénient, les entreprises doivent trouver les outils nécessaires pour s'adapter au plus vite, afin de ne pas entraîner de retard dans leur processus de facturation. Leur objectif ? Utiliser de nouveaux outils intégrés avec les logiciels de leurs experts comptables.

L’accessibilité en cas de panne technologique

Enfin, bien que la technologie soit de plus en plus fiable, celle-ci n'est pas à l'abri de pannes ou de dysfonctionnements occasionnels. Or, en cas de panne technologique, l'accès aux données peut être interrompu. Cela peut perturber les opérations commerciales et occasionner des retards ou des insatisfactions de la part des clients ou des fournisseurs. Mieux vaut donc opter pour un système hautement sécurisé et choisir les logiciels les plus qualitatifs possibles.

Kolecto : une solution pour surmonter les inconvénients de la dématérialisation

Pour vous aider à vous adapter à la facturation électronique bientôt obligatoire, il existe des solutions et des outils spécifiquement dédiés. Kolecto en fait partie et se présente d'ores et déjà comme une plateforme SaaS très complète et particulièrement intuitive. 

Kolecto, logiciel spécialisé dans la dématérialisation et la gestion des factures

Kolecto est une solution complète de facturation électronique, conçue pour aider les entreprises à gérer efficacement leurs factures et à simplifier leur processus de facturation. Il s'agit d'une plateforme SaaS intuitive et sécurisée, qui permet non seulement de générer des factures mais aussi de les envoyer et de suivre l'avancement de leurs paiements en temps réel avec un prévisionnel de trésorerie. Kolecto automatise de nombreuses tâches. De plus, Kolecto prévoit un prix abordable et adaptés aux besoins des TPE/PME avec un accompagnement humain inclus.

Kolecto pour résoudre aux inconvénients de la dématerialisation

Kolecto s'avère être une réponse adéquate aux inconvénients de la dématérialisation des factures. Tout d'abord, grâce à l'automatisation, il réduit les coûts opérationnels, limite les tâches chronophages et minimise les erreurs humaines. Par conséquent, il augmente la rentabilité, ce qui atténue la charge financière initiale de cette dématérialisation.

Très intuitif, il est un outil facile à prendre en main. Kolecto ne nécessite qu'une faible formation pour être utilisé. Il est donc une parfaite réponse au personnel le plus récalcitrant aux changements.

Enfin, sachez qu'il est compatible avec de nombreux logiciels de comptabilité existants. Il permet donc d'effectuer une transition en douceur vers la dématérialisation.

Vous l'aurez compris, Kolecto est un excellent levier pour aider les entreprises à se conformer aux exigences de la facturation électronique. En s'intégrant facilement avec les systèmes comptables et ERP existants, il permet de marquer ce tournant avec plus de fluidité.

La sécurité des données dans le cadre de la dématérialisation des factures avec Kolecto

Sachez que Kolecto prend la sécurité des données très au sérieux ! Pour ce faire, il utilise un système de cryptage avancé pour protéger toutes les informations sensibles de ses utilisateurs, telles que vos données financières et personnelles. De plus, Kolecto assure une sauvegarde permanente des données pour éviter toute perte d'informations critiques. En adoptant Kolecto, soyez assurés que vos données seront bien protégées, même face aux risques croissants de fraudes et cyberattaques.

Intégration de Kolecto avec votre système existant

Comme vu précédemment, Kolecto a été développé selon une approche orientée vers l'interopérabilité. Notre logiciel est conçu pour s'intégrer facilement avec une large variété de systèmes comptables et ERP existants. Grâce à cette compatibilité, les entreprises peuvent gagner du temps, ce qui facilite leur transition vers ces nouvelles règles imposées par le gouvernement. En d'autres termes, Kolecto permet aux entreprises de bénéficier des avantages de la dématérialisation, sans que cela ne perturbe leurs infrastructures technologiques et leurs processus internes existants.

La dématérialisation des factures offre indéniablement de nombreux avantages, mais elle n'est pas sans désagréments. Les coûts initiaux, la résistance au changement, les problèmes de compatibilité et les risques liés à la sécurité des données sont autant de défis auxquels les entreprises peuvent être confrontées. Cependant, avec l'arrivée de la facturation électronique, il est impératif que les entreprises s'adaptent en amont à cette nouvelle norme.