Mandat de facturation : définition, usage, modèle

Émettre des factures fait partie du quotidien des entrepreneurs qui vendent leurs produits ou leurs services. Cette tâche fastidieuse peut aussi se révéler très chronophage lorsque l’on multiplie les transactions. Heureusement, il existe des solutions pour alléger cette charge administrative. On peut par exemple le déléguer à une autre entreprise en établissant un mandat de facturation. Voyons en quoi ce document consiste et comment il peut être utilisé.

Les points à retenir : 

• Le mandat de facturation consiste à déléguer l’émission d’une partie ou de la totalité de ses factures à une autre entreprise. 
• L’entreprise qui délègue est appelée le mandant, tandis que le prestataire est appelé le mandataire. Le mandataire peut être un client du mandant, ou une entreprise extérieure.
• Il est recommandé d’établir un contrat écrit précis et détaillé pour bien encadrer cette relation de sous-traitance.
• Le mandant demeure le seul responsable en matière d’obligations fiscales, notamment en ce qui concerne la facturation de la TVA.

Comment fonctionne le mandat de facturation ?

Un mandat de facturation est un contrat liant deux entreprises, par lequel la première délègue à la seconde la mission d’émettre des factures en son nom et pour son compte. Il permet, en d’autres termes, de sous-traiter sa facturation à une autre société.

Le mandat de facturation est conclu entre deux acteurs : 

• le mandant, c’est-à-dire le professionnel qui souhaite confier à quelqu’un d’autre la mission d’établir ses factures ;
• le mandataire, qui se voit confier cette mission.

Le mandataire peut être, au choix : 

• le client du mandant :on parle alors d’auto-facturation ;
• un tiers prestataire, c’est-à-dire une entreprise extérieure (ex. : cabinet comptable)

❓ En pratique ? Imaginons que Pierre, consultant, offre régulièrement ses services à la société de Léa. Pierre étant débordé et peu à l’aise avec l’administratif, il préfère déléguer la facturation de ses prestations à quelqu’un d’autre. Deux options s’offrent à lui : laisser l’entreprise de Léa s’en charger, c’est-à-dire faire de l’auto-facturation ; ou confier cette tâche à une entreprise extérieure spécialisée, par exemple un cabinet comptable. Dans les deux cas, un mandat de facturation doit être établi.

Le mandat de facturation peut être gratuit ou payant : le mandataire est en droit de facturer des frais pour sa prestation.

À quoi ressemble un mandat de facturation ? Comment rédiger un mandat de facturation ?

Le mandat de facturation est un document contractuel à valeur juridique. Concrètement, il prend la forme d’un texte établissant les conditions de la collaboration, divisé en plusieurs articles ou dispositions. Il doit être signé par le mandant et le mandataire, qui doivent chacun en conserver un exemplaire.

🔎 Mandat de facturation : que dit la loi ? Les modalités d’établissement d’un mandat de facturation en France sont détaillées dans l'article 289 du CGI (code général des impôts) et le BOI-TVA-DECLA-30-20-10-30. Ces textes n’imposent pas d’obligations quant à la forme et au contenu du mandat. Cependant, ils indiquent que les entreprises doivent être en mesure de prouver à l’administration fiscale qu’un mandat de facturation a été conclu et un écrit est souvent demandé en guise de preuve. En pratique, il vaut donc mieux respecter un certain formalisme. Un mandat écrit et détaillé peut permettre de trancher les désaccords et d’éviter que des litiges émergent entre le mandant et le mandataire.

Il est recommandé d’inclure un certain nombre d’informations dans le mandat de facturation, telles que : 

• des éléments d’identification du mandant et du mandataire : dénomination sociale, forme juridique, adresse du siège social, numéros d’immatriculation ;
• l’identité et la fonction du représentant légal de chaque entreprise ;
• la date d’établissement du contrat.

De plus, le contrat doit fournir des informations aussi précises que possible sur le champ d’application du mandat : 

• contexte ; 
• objet du mandat ;
• durée du mandat (qui peut être déterminée ou indéterminée, et renouvelable ou non) ;
• conditions financières (mandat conclu à titre gratuit ou payant) ;
• obligations du mandataire et du mandant ; 
• droit applicable (ex. : droit français) et juridiction compétente.

Le mandat doit être conclu avant que le mandataire ne commence à émettre des factures au nom et pour le compte du mandant.

Mandat de facturation et factures 

Comment établir une facture dans le cadre d’un mandat de facturation ?

Une fois le mandat signé, le mandataire peut commencer à établir des factures au nom et pour le compte du mandant. Il est vivement recommandé d’inclure la mention « Facture établie par [dénomination du mandataire] au nom et pour le compte de [dénomination du mandant] » sur chaque facture couverte par le mandat. Cela permet de justifier que la facture a été émise dans le cadre d’un mandat. 

Par ailleurs, si le mandataire est le client destinataire de la facture, celle-ci doit également porter la mention « Auto-facturation ».

Toute facture émise par le mandataire devra comporter les mentions suivantes :

• la date d’exécution de la prestation ;
• la raison sociale (ou nom/prénom, adresse postale) du prestataire ;
• le décompte détaillé des prestations réalisées par jour lors du mois facturé ;
• la somme totale à payer hors taxe (HT) et toutes taxes comprises (TTC) ;
• le nom du client.

Chacune des factures devra comporter toutes les mentions obligatoires décrites à l’article L441-9 du Code de commerce et être établie en double exemplaire

💡 Retrouvez toutes les obligations à respecter en matière de facturation dans notre article Modèle facture : simplifiez-vous la facturation !

Comment établir des factures électroniques dans le cadre d’un mandat de facturation ?

Comme vous le savez certainement, une grande réforme est en cours, qui va généraliser la facturation électronique à l’horizon 2026. Cette réforme va mettre fin aux factures papier et PDF pour les transactions entre entreprises françaises. Chaque entreprise devra s’équiper d’une plateforme permettant d’émettre et de transmettre des factures électroniques dans un format normalisé, comme Kolecto.

Il sera toujours possible, pour les entreprises qui le souhaitent, de faire appel à un mandataire pour émettre leurs factures électroniques. Les factures concernées seront en principe émises et transmises via la plateforme du mandataire, qui devra bien les distinguer de celles qu’il émet pour son propre compte.

Mandat de facturation : les obligations et responsabilités légales

Le mandat de facturation est encadré par différents textes juridiques, notamment le CGI (code général des impôts). Ils définissent les obligations du mandant et du mandataire ainsi que la répartition des responsabilités entre eux.

Le mandataire est responsable de la forme des factures émises. Il doit s’assurer qu’elle est conforme à la réglementation et toutes les informations obligatoires y figurent. Il s’engage également à ce qu’elles soient conformes aux informations fournies par le mandant. Il doit obligatoirement transmettre une copie de chaque facture émise au mandant. D’autre part, il doit bien séparer les factures qu’il émet au nom du mandant de celles qu’il édite pour son propre compte, ou pour le compte d’autres mandants.

Le mandant reste entièrement responsable de remplir ses obligations en matière fiscale. C’est notamment à lui de vérifier son régime de TVA (assujetti et redevable, ou au régime de la franchise en base) et de transmettre l’information au mandataire afin que les factures comportent les bonnes informations en la matière. C’est également à lui de reverser la TVA facturée à ses clients à l’administration fiscale. Il demeure le seul responsable du paiement de ses impôts et taxes. De plus, le mandant s’engage à transmettre au mandataire des informations correctes et à jour sur son identification et sa situation fiscale.

Par ailleurs, le mandant comme le mandataire doivent tous deux conserver toutes les factures émises dans le cadre du mandat pendant au moins 10 ans (durée légale de conservation des justificatifs comptables).

Quels sont les avantages et les limites du mandat de facturation ?

Le système du mandat de facturation permet au mandant de gagner du temps en déléguant une tâche fastidieuse et chronophage. Il allège ainsi sa charge administrative, ce qui lui permet de se consacrer à des missions plus stratégiques. De plus, lorsque l’on n’est pas à l’aise avec l’administratif, se reposer sur l’expertise d’une société plus habituée à émettre des factures peut permettre de limiter le risque d’émettre des factures non conformes. La contractualisation écrite du mandat de facturation établit une relation de confiance entre le mandant et le mandataire, et évite de potentiels litiges.

Pour autant, le mandat de facturation est-il toujours la meilleure solution ? Pas nécessairement, car il est plus adapté dans certaines situations que dans d’autres. Il est surtout intéressant pour les petites entreprises (ex. : auto-entrepreneurs) qui ont peu de ressources à consacrer à l’administratif. Lorsqu’une société plus importante fait régulièrement appel à leurs services, il peut être pertinent de lui déléguer l’émission des factures en mettant en place un système d’auto-facturation. Cela a en revanche moins de sens s’il s’agit d’une collaboration ponctuelle, car rédiger un mandat de facturation prend du temps et demande une bonne coordination. 

Une autre possibilité consiste à confier un mandat de facturation à un tiers – une société spécialisée, par exemple un cabinet comptable – afin qu’il émette l’ensemble des factures de l’entreprise, quel que soit le client destinataire. Cela peut simplifier grandement le processus de facturation. Néanmoins, cette solution a généralement un coût non négligeable. D’autre part, elle ajoute un intermédiaire entre l’entreprise et ses clients, ce qui peut rendre la relation commerciale plus complexe et moins fluide. 

D’autres pistes pour gagner du temps sur la facturation

Il existe d’autres manières de garder la main sur sa facturation tout en allégeant considérablement la charge administrative qu’elle représente. La plus simple consiste à utiliser un logiciel de facturation permettant d’émettre et transmettre des factures conformes en quelques clics.

Avec Kolecto, par exemple, la gestion des factures de vente est centralisée et simplifiée. Depuis votre plateforme, vous pouvez créer des factures conformes aux pré-requis de la réforme sur la e-facturation et les envoyer facilement à vos clients. Grâce à des fonctionnalités comme l’annuaire clients et le catalogue de services, le remplissage des factures est semi-automatisé et vous évitez les erreurs de saisie. Par la suite, Kolecto vous permet de suivre en temps réel le statut de vos différentes factures et d’effectuer des relances automatiques. En tout, en centralisant vos comptes bancaires et votre facturation, Kolecto peut vous faire gagner 5h par semaine dans le pilotage financier de votre TPE/PME.