Facturation électronique : pourquoi les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont indispensables ?

Avec l'évolution des technologies et la digitalisation croissante des entreprises, la facturation électronique devient un sujet incontournable pour optimiser la gestion financière et se conformer aux nouvelles obligations légales. En France, la généralisation de la facturation électronique d'ici 2026 va profondément modifier les pratiques des TPE/PME. 

Cet article vous propose de découvrir ce qu’est une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP), le rôle d’une plateforme de facturation électronique, et pourquoi la dématérialisation des factures est indispensable avec une PDP pour répondre aux nouvelles exigences.

💡 Le 15 octobre 2024, le ministère du Budget et des Comptes publics a annoncé au sujet du PPF, vouloir concentrer ses efforts uniquement sur la construction d'un annuaire public, rendant ainsi le fonctionnement avec les plateformes de dématérialisation partenaires obligatoire pour les entreprises.

Qu’est-ce qu’une PDP (Plateforme de Dématérialisation Partenaire) ?

Une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) est une plateforme certifiée par l’État, spécialisée dans l'envoi, la réception et l'archivage des factures électroniques conformément aux règles en vigueur. Ces plateformes jouent un rôle clé dans le processus de dématérialisation des factures en France, en assurant la validité et la traçabilité des transactions.

Les entreprises doivent choisir une PDP pour :

• Automatiser la gestion des factures : plus de factures papier ni d’envois postaux chronophages. Tout est centralisé sur une interface unique.
• Assurer la conformité légale : les plateformes agréées sont en règle avec la loi, ce qui permet aux entreprises de se conformer sans risque aux nouvelles obligations fiscales.
• Sécuriser les échanges : grâce à des protocoles de chiffrement, les transactions sont sécurisées et protégées contre toute tentative de fraude.

Les avantages d’une PDP (Plateforme de dématérialisation partenaire)

Avec l'obligation pour toutes les entreprises de passer à la facturation électronique, il est essentiel de comprendre comment une plateforme de dématérialisation partenaire peut transformer les processus comptables. Ces plateformes ne sont pas seulement un outil pour répondre aux exigences légales, elles offrent également une optimisation significative des processus internes.

Automatisation et gestion simplifiée

Les plateformes de dématérialisation partenaires permettent d’automatiser le processus de bout en bout : de l’émission à la réception, en passant par le traitement et l’archivage des factures. Cela signifie :

• Gain de temps : L’automatisation réduit considérablement le temps passé sur des tâches administratives répétitives. Selon L’INSEE, les entrepreneurs passent 142 jours par an sur les tâches administratives et financières.
• Réduction des erreurs humaines : Fini les fautes de frappe, les erreurs de saisie ou les oublis. Tout est traité automatiquement, réduisant ainsi le risque de litiges avec les fournisseurs ou les clients.

Suivi en temps réel et reporting

Grâce à la plateforme, vous pouvez suivre en temps réel le statut de vos factures : émises, reçues, acceptées, en attente de paiement, etc. Cette transparence est essentielle pour améliorer le suivi de la trésorerie et mieux anticiper les encaissements.

Intégration avec d’autres systèmes comptables ou de gestion commerciale 

Les plateformes de facturation électronique s'intègrent facilement avec les systèmes d'information déjà en place, comme les logiciels de gestion comptable ou les CRM. Cette interconnexion permet d’optimiser encore davantage la gestion des données et de faciliter l’analyse financière globale. De plus, les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP) sont conçues pour fonctionner en synergie dans le cadre de la réforme, assurant ainsi une intégration fluide et optimisée des processus.

La dématérialisation des factures : une étape clé

La dématérialisation des factures est une démarche qui consiste à transformer les factures papier en factures électroniques, mais elle ne se limite pas à un simple scan de documents. En effet, elle implique l’utilisation de formats structurés (comme le format Factur-X) qui permettent aux systèmes d'information de traiter automatiquement les données des factures.

Pourquoi adopter la dématérialisation des factures ?

Adopter la dématérialisation des factures présente plusieurs avantages majeurs :

• Économie de coûts : La suppression du papier, de l’encre, du stockage physique, et des frais d’envoi postal permet de réaliser des économies non négligeables.
• Sécurisation et archivage : Les factures électroniques sont conservées de manière sécurisée et peuvent être archivées dans le respect des obligations légales en matière de conservation des documents.
• Réduction de l’empreinte écologique : La diminution de l’utilisation du papier et des ressources nécessaires à la gestion physique des factures contribue directement à la réduction de l’empreinte carbone des entreprises.

L’importance du format Factur-X dans la dématérialisation

Le format Factur-X est un modèle hybride qui permet d’avoir une facture à la fois lisible pour les humains (sous forme PDF) et exploitable automatiquement par les systèmes d’information. Ce format devient progressivement la norme en Europe et facilite grandement la transition vers la dématérialisation des factures.

Ce format est essentiel pour assurer l’interopérabilité entre les différentes plateformes et garantir que les données des factures puissent être traitées efficacement, sans intervention humaine.

Les obligations légales

La France impose progressivement la facturation électronique dans les échanges B2B (entre entreprises) et avec les administrations publiques (obligation fiscale).

D’ici 2026, toutes les entreprises devront s'y conformer. Il est donc crucial de bien choisir sa plateforme de dématérialisation et de s'assurer qu'elle respecte les exigences en termes de format, d'archivage et de transmission des factures.

Comment choisir la meilleure plateforme de facturation électronique ?

La plateforme de dématérialisation partenaire, l’unique solution pour une mise en conformité

Le Ministère du Budget a récemment précisé dans un communiqué de presse le 15 octobre 2024 que le PPF (Portail Public de Facturation) se concentrera uniquement sur les fonctions d’annuaire et de concentrateur de données, afin de respecter les échéances du calendrier fixé. Par conséquent, il n’agira plus comme plateforme de dématérialisation. Les TPE et PME devront donc obligatoirement choisir une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) pour se conformer à la nouvelle réglementation.

Aujourd’hui il en existe beaucoup sur le marché, et nous vous avons listé les critères indispensables à prendre en compte lors du choix de la plateforme de facturation électronique qui vous accompagnera :

• Conformité légale : La plateforme doit être agréée par l'État et respecter les normes en vigueur.
• Facilité d’utilisation : Optez pour une solution qui ne nécessite pas une formation complexe et qui s'intègre facilement avec vos outils actuels.
• Sécurité des données : Assurez-vous que la plateforme utilise des protocoles de sécurité robustes pour protéger vos données financières sensibles.
• Support client : La transition vers la facturation électronique peut être complexe. Un bon service client peut faciliter ce processus.

‍Kolecto votre partenaire e-facturation

L’adoption de la facturation électronique, via une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) comme Kolecto, ne se résume pas à une simple conformité réglementaire. 

Agréée par l'État, Kolecto va bien au-delà des exigences légales, en offrant aux entreprises des services additionnels innovants pour transformer leur gestion administrative et financière. En optant pour Kolecto, les entreprises clientes simplifient chaque étape du processus de facturation, de l'émission au suivi, en passant par l’archivage, le tout dans une interface intuitive et conforme. Kolecto permet d’automatiser les tâches administratives, d’accélérer la pré-comptabilité et de fluidifier la collaboration entre les équipes.

En tant que filiale du Crédit Agricole, Kolecto garantit une sécurité et une conformité du plus haut niveau, répondant aux standards les plus stricts. Chaque entreprise bénéficie ainsi de la solidité et de la fiabilité d’une solution soutenue par un acteur historique majeur.

Enfin, Kolecto, c’est aussi un accompagnement humain. Nos experts en e-facturation sont là pour vous guider à chaque étape de cette transition numérique, assurant une intégration sans heurts et un soutien personnalisé pour que la facturation électronique devienne un levier de performance pour votre organisation.