Les plateformes de gestion dématérialisée : une révolution pour les TPE-PME

Pour rester compétitives et se conformer aux nouvelles exigences, notamment en matière de facturation électronique, les TPE et PME doivent impérativement moderniser leurs outils et leurs process. Les plateformes de gestion dématérialisée se révèlent alors être un atout essentiel pour réussir cette transition numérique : elles centralisent les données, boostent la productivité des équipes, et fournissent des KPI stratégiques. Mais comment choisir la bonne solution ? Quels critères privilégier ? Cet article vous dévoile tout ce qu’il faut savoir pour faire le choix idéal et tirer le meilleur parti des plateformes de gestion en ligne.

Les points à retenir : 

• Les plateformes de gestion dématérialisée centralisent les fonctions clés des TPE/PME afin de booster la productivité. 
• De nombreux critères sont à prendre en compte pour choisir la plateforme : fonctionnalités clés, possibilité d’intégrer d’autres outils en ligne, gestion de la sécurité… 
• Opter pour une plateforme de gestion qui est également agréée Plateforme de dématérialisation partenaires (PDP) permet d’anticiper les nouvelles règles en matière de facturation électronique.

Qu’est-ce qu’une plateforme de gestion dématérialisée ?

Définition d’une plateforme de gestion dématérialisée

Une plateforme de gestion fait référence à un outil qui centralise les fonctions administratives, comptables et financières sur une interface en ligne. Grâce à cet outil de pilotage, vous êtes en mesure d’automatiser des tâches répétitives, d’accéder à vos documents en ligne et d’optimiser la gestion de vos opérations sur une seule et même plateforme.  

Ces solutions en mode SaaS (Software as a Service) sur le cloud conçues pour la simplicité et la performance, sont particulièrement adaptées aux TPE et PME cherchant à rationaliser leurs ressources.

Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme de gestion dématérialisée ?

Les plateformes de gestion dématérialisée intègrent tout un panel de fonctionnalités clés qui en font des alliés essentiels pour les petites entreprises, comme : 

• L’automatisation des tâches administratives et comptables : les plateformes automatisent les processus répétitifs comme l’envoi de factures et le rapprochement bancaire. Cela permet de réduire à la fois les erreurs et les délais. Certains outils préparent une pré-comptabilité pour gagner en efficacité.
  
  
• La facturation et gestion des paiements : vous avez un suivi automatisé des paiements pour une meilleure gestion de la trésorerie. Bonus : si vous sélectionnez un outil qui est également une Plateforme de Dématérialisation Partenaire de l’administration fiscale (PDP), vous pouvez gérer la facturation électronique et l’e-reporting selon les normes à venir.
  

• La gestion centralisée des documents : elles permettent de stocker et d’accéder aux documents importants en ligne, avec des outils de recherche avancés pour une gestion simplifiée.
  
  
• La gestion des achats et des ventes : vous avez une vision complète des commandes et des stocks, permettant un suivi des fournisseurs et une gestion optimale des approvisionnements et des ventes aux clients.
  
  
• Le suivi des flux financiers et génération de rapports : vos collaborateurs bénéficient de tableaux de bord financiers et de rapports automatisés pour une visibilité accrue sur la santé financière.
  
  
• La conformité réglementaire et sécurité des données : ces plateformes garantissent la conformité aux normes comme le RGPD et la sécurité des données par des mesures robustes.
  

🔁 Pour renforcer l’interopérabilité, certaines plateformes de gestion dématérialisée comme Kolecto offrent également la possibilité d’intégrer leurs API avec d’autres logiciels et outils.

TPE-PME : les avantages d’utiliser une plateforme de gestion dématérialisée 

Agilité et efficacité sont devenues les maîtres mots des entreprises. C’est pourquoi opter pour une plateforme de gestion dématérialisée permet d’optimiser vos modes de gestion afin de rester dans la course (surtout si vous travaillez dans un univers concurrentiel !).

Les bénéfices constatés par les dirigeants de TPE/PME sont les suivants : 

1. Gain de temps et d’efficacité : les plateformes permettent de libérer du temps pour les tâches à forte valeur ajoutée.
   
   
2. Accès facilité aux données : les KPI essentiels sont disponibles à tout moment et de n’importe où, ce qui favorise une gestion plus agile et une prise de décision rapide.
   
   
3. Réduction des erreurs humaines : la digitalisation permet de réduire les erreurs de saisie, surtout dans des processus sensibles comme la facturation ou la gestion des stocks.
   
   
4. Conformité et sécurité : avec des mises à jour en temps réel, les plateformes garantissent la conformité aux réglementations en vigueur tout en assurant la sécurité des données sensibles.
   
   
5. Optimisation des coûts : en centralisant la gestion sur une seule plateforme, les TPE/PME peuvent réduire leurs dépenses liées à l’achat de logiciels et à la gestion de documents papier.

💡 Bon à savoir : Kolecto vous aide à gagner jusqu’à 5 heures par semaine dans la gestion financière de votre TPE/PME. Avec cette plateforme simple et tout-en-un, vous pouvez contrôler vos achats, centraliser vos dépenses fournisseurs et suivre facilement votre gestion financière et pré-comptable. Une solution pensée pour simplifier votre quotidien.

Comment choisir la bonne plateforme de gestion pour votre TPE-PME ?

Face à une offre variée, choisir la bonne plateforme est fondamental pour répondre aux besoins spécifiques de votre entreprise. 

Voici quelques critères à prendre en compte :

Fonctionnalités et modularité 

Vérifiez que la plateforme propose les outils nécessaires pour gérer vos opérations (facturation, suivi des dépenses, comptabilité, etc.). La possibilité d’ajouter ou de retirer des modules en fonction de vos besoins est un atout.

Sécurité des données 

La protection des informations sensibles doit être une priorité, surtout face à l’augmentation constatée des cyberattaques au sein des TPE/PME. En choisissant une solution qui intègre des protocoles de sécurité avancés et des fonctionnalités comme le chiffrement et la double authentification, vous protégez non seulement votre entreprise, mais également la confiance de vos clients.

Assurez-vous également que la plateforme respecte les normes de sécurité, comme le RGPD, pour garantir la confidentialité et l'intégrité des données.

💡 Bon à savoir : Kolecto est une filiale à 100 % du Crédit Agricole, l'une des principales institutions financières en France. Cela signifie que nous appliquons les mêmes normes strictes en matière de sécurité des données et de conformité réglementaire pour protéger vos informations et garantir leur confidentialité.

Accessibilité et ergonomie 

Une interface simple d’utilisation, accessible sur différents supports (ordinateur, tablette, smartphone), facilitera l’adoption par vos équipes. Une ergonomie intuitive permet à tous vos collaborateurs, même les moins techniques, de s’approprier facilement l’outil.

Support client et accompagnement 

Choisissez une plateforme avec un service client réactif et disponible pour un accompagnement dans la transition. Un support personnalisé garantit que les utilisateurs peuvent rapidement résoudre leurs questions et optimiser l’usage de la plateforme.

Compatibilité avec les outils existants 

La plateforme doit pouvoir s’intégrer facilement avec les logiciels que vous utilisez déjà pour une transition en douceur. Une bonne compatibilité réduit les doublons de données et facilite la continuité des opérations sans interruption.

Kolecto : une solution de gestion dématérialisée adaptée aux TPE/PME

Kolecto est l’une de ces plateformes qui se démarquent dans le secteur de la gestion dématérialisée pour les petites entreprises. Les TPE/PME y trouvent ainsi un outil sur-mesure pour simplifier leur quotidien administratif.

Notre solution propose des fonctionnalités complètes pour gérer vos opérations administratives et financières de façon simplifiée et sécurisée. 

En effet, de la facturation à la gestion des documents, Kolecto est conçu pour optimiser le quotidien des entrepreneurs tout en assurant une conformité avec les nouvelles normes en matière de facturation électronique. 

La plateforme de gestion dématérialisée : l’alliée de la réforme sur la facturation électronique

La réforme sur la facturation électronique 

La réforme de la facturation électronique représente un changement réglementaire majeur en France, obligeant progressivement toutes les entreprises à transmettre et recevoir des factures sous forme électronique. 

Les factures dématérialisées (ou e-invoicing) doivent être dans un format structuré, lisible et traitable par une machine, afin de permettre leur intégration automatisée dans les systèmes comptables et financiers (une simple facture PDF ne suffit pas !). Ce format numérique structuré garantit une interopérabilité entre les systèmes d’information, un traitement rapide et une meilleure traçabilité.

En plus de la facturation électronique, la réforme inclut un dispositif appelé e-reporting, destiné à collecter et transmettre automatiquement certaines données de facturation à l’administration fiscale. Ce système concerne les transactions qui ne nécessitent pas de factures électroniques, comme les opérations réalisées avec des particuliers ou à l’international. Le e-reporting permet aux autorités de suivre et de contrôler les flux financiers de manière plus précise, assurant une transparence accrue.

Le calendrier de la réforme sur la facturation électronique 

Le calendrier de cette réforme est le suivant : 

• 1er septembre 2026 : Obligation pour toutes les entreprises de pouvoir réceptionner des factures électroniques. Les grandes entreprises et les entreprises de taille intermédiaire (ETI) devront également émettre des factures électroniques.
• 1er septembre 2027 : Obligation pour les petites et moyennes entreprises (PME) et les micro-entreprises d'émettre des factures électroniques.

Pour faciliter cette transition, des plateformes de dématérialisation partenaires (PDP) ont été immatriculées par l'administration fiscale. Ces plateformes sont habilitées à assurer toutes les fonctionnalités en matière de facturation électronique, notamment l'émission, la transmission et la réception des factures électroniques, ainsi que la transmission des données de facturation à l'administration. 

Comment choisir sa plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) ?

Il est important de choisir une plateforme de dématérialisation, comme Kolecto, immatriculée PDP, pour assurer une conformité avec les nouvelles obligations réglementaires et faciliter la transition vers la facturation électronique.

Enfin, opter pour une solution qui s’intègre facilement à votre système de gestion interne est un atout majeur pour simplifier l’adoption de la facturation électronique. Kolecto, par exemple, propose une intégration fluide avec de nombreux ERP ou CRM. Cela permet de synchroniser les données automatiquement entre la plateforme et votre système de gestion, évitant les saisies redondantes et réduisant les risques d’erreurs.