Se faire payer à temps : 5 modèles de mail de relance pour améliorer votre trésorerie

Les retards de paiement peuvent causer des problèmes de trésorerie pour les entreprises, affectant leur cashflow. Le cashflow, également appelé flux de trésorerie, représente la somme d'argent entrant et sortant d'une entreprise au cours d'une période donnée. Il est donc important de disposer d'une stratégie efficace de relance des clients pour se faire payer les factures dans les délais impartis et ainsi assurer un bon pilotage de ses finances et donc une gestion efficace du cashflow.

Voici pour vous aider dans la démarche plusieurs exemples de mails de relance dans un processus en 2 étapes afin d'optimiser le recouvrement de vos créances et assurer la stabilité financière de votre entreprise :

La relance préventive pour facture(s) impayée(s)

Elle est effectuée avant la date d’échéance, et permet d'anticiper au mieux les factures impayés.

Elle permet de contrôler les points suivants : 

• Vérifier la bonne réception des factures et qu’elles soient bien validées chez votre client.
• Vérifier que votre client possède bien votre RIB en cas de virement ou votre adresse postale en cas d’envoi d’un règlement par chèque
• Permet d’obtenir un engagement de la part du client certifiant qu’il réglera sa facture au plus tard à la date d’échéance

Relance préventive : Modèle de mail

Objet : Facture n°XXXX à échéance le XX/XX/XXXX

Bonjour XXXXX, Je me permets de vous contacter concernant la facture n°XXXXXXX qui arrive à échéance le XX/XX/XXXX, que je vous remets en pièce jointe.

Pourriez-vous me confirmer que cette facture vous est bien parvenue et qu’il n’y à aucun bloquant pour son règlement.

Si jamais une difficulté vous amenait à devoir retarder son paiement, merci de m’en informer par retour de mail ou au 06 XX XX XX XX.

En vous remerciant par avance, je reste à votre entière disposition pour tout complément d’information.

Bien à vous,

Le calendrier des relances

Si le règlement n’est pas parvenu à la date d’échéance, il faut mettre en place un calendrier des relances en fonction votre relation avec votre client.

Exemple de calendrier de relance type d'une facture impayée :

‍

Relance niveau 1 : exemple de mail

Objet : Facture impayée : 1ère relance

Bonjour XXXX,

Je me permets de vous contacter concernant la facture n°XXXXX datée du XX/XX/XXXX, que je vous remets en PJ, qui est arrivée à échéance le XX/XX/XXXX.

Sauf erreur de ma part, il semble que nous n'ayons pas encore reçu le règlement pour cette facture.

Pourriez-vous revenir vers moi avec une date prévisionnelle de paiement.

Vous en remerciant par avance, je reste à votre disposition pour tout complément d’information

Bien à vous,

Relance niveau 2 : exemple de mail

Objet : Facture impayée : 2ème relance

Bonjour XXXX,

Je me permets de vous contacter concernant la facture n°XXXXX arrivée à échéance le XX/XX/XXXX, qui à ce jour est impayée malgré mon 1er mail de relance du XX/XX/XXXX resté sans réponse.

Merci de revenir vers moi avec une date prévisionnelle de paiement.

Vous en remerciant par avance, je reste à votre disposition pour tout complément d’information

Bien à vous,

Relance niveau 3 : exemple de mail

Objet : Facture impayée : 3ème relance avant mise en demeure

Bonjour XXXX,

La facture n°XXXXX arrivée à échéance le XX/XX/XXXX, reste à ce jour toujours impayée malgré mes différents mails de relance restés sans réponse.

Merci de procéder à son règlement dans les plus bref délais.

Vous en remerciant par avance, je reste à votre disposition pour tout complément d’information

Bien à vous,

Relance niveau 4 : LRAR de mise en demeure de payer

(LRAR = Lettre recommandée avec avis de réception)

La lettre de mise en demeure est une étape cruciale dans le processus de recouvrement de créances, car elle constitue une démarche légale préalable à l'engagement d'une procédure judiciaire en cas d'impayé. Elle sert à informer formellement le débiteur qu'il doit honorer ses obligations de paiement, tout en lui indiquant les conséquences possibles s'il ne le fait pas. Cette lettre doit être envoyée par courrier recommandé avec accusé de réception (LRAR) pour garantir la preuve de l'envoi et de la réception par le débiteur. Elle doit inclure les informations détaillées sur la créance impayée, les démarches précédentes de recouvrement, ainsi que les échéances et conditions de paiement initiales.

La lettre de mise en demeure est souvent considérée comme un dernier recours avant de lancer une procédure judiciaire. Si le débiteur ne répond pas favorablement à cette lettre et ne règle pas la créance, l'entreprise peut alors engager une action en justice pour obtenir le paiement par voie d'exécution forcée.

‍

Téléchargez notre modèle de LRAR de mise en demeure de payer : Télécharger le modèle

Kolecto simplifie et automatise votre processus de recouvrement ‍

Avec Kolecto simplifiez votre quotidien en automatisant vos relances par mail pour réduire vos impayés et gagnez un temps précieux. Les relances manuelles peuvent être coûteuses en temps et en ressources, mais Kolecto vous offre une solution efficace pour optimiser le traitement de ces tâches sans froisser votre relation client grâce à une tonalité adaptée.

Kolecto permet également un suivi rigoureux des échéances, vous offrant la possibilité de gérer plusieurs relances en un seul coup et d'optimiser ainsi votre temps de travail. En centralisant l'ensemble des informations relatives à vos factures et échéances,  Kolecto facilite ainsi la gestion de votre trésorerie et vous aide à rester organisé.e.