Simplifiez l'échange de factures avec le format EDI

L’EDI (Échange de Données Informatisé) est une technologie permettant aux entreprises de communiquer entre elles des informations commerciales, et ce, de manière totalement automatisée. Mais de quoi s'agit-il exactement ? Découvrez ce qu'est l’EDI, comment s’en servir et quels sont ses avantages avec Kolecto !

Qu’est-ce qu’une facture EDI ?

Devenue indispensable en entreprises, la facture EDI est utilisée pour faciliter les échanges de facturation entre clients et fournisseurs, ou entre entreprises. Ce type de facture offre des avantages considérables en termes d’efficacité, de rapidité et de précision. Par ailleurs, la facturation par EDI peut être utilisée quelle que soit votre méthode de financement : affacturage classique, affacturage inversé...

Facture EDI : définition et cadre réglementaire

Une facture EDI est une facture dématérialisée qui est échangée au format électronique entre les systèmes informatiques de deux partenaires commerciaux. Cette facture se présente sous un format structuré et normalisé. Cela permet aux informations d’être lues et traitées automatiquement par les systèmes sans intervention manuelle. Ainsi, une facture EDI évite les potentielles erreurs liées à la saisie manuelle de données tout en accélérant considérablement le processus de facturation.

Pour que la validité juridique de vos factures EDI soit reconnue par les législations, elle doit respecter un cadre réglementaire particulier : 

• Intégrité et authenticité : la facture doit garantir l’intégrité des données échangées, c’est-à-dire qu’elle ne doit pas être modifiée en cours de transmission. Son origine doit aussi être authentifiée pour assurer la légitimité de l’émetteur ;
• Conservation : les entreprises doivent respecter les règles de conservation des factures EDI. Ces règles peuvent varier en fonction des pays et visent à garantir la disponibilité et la traçabilité des documents pendant une période déterminée ;
• Consentement mutuel : les parties impliquées dans l’échange de factures EDI doivent donner leur consentement mutuel pour recourir à ce mode de facturation. Cet accord est généralement réalisé au préalable entre les entreprises concernées.

Quelle différence entre facture EDI et facture électronique ?

La principale différence opposant la facture EDI et la facture électronique réside dans leur format et leur mode de transmission. 

Une facture EDI est un document dématérialisé, échangé de manière automatique entre les systèmes informatiques de deux entreprises partenaires. Elle est également structurée selon des normes spécifiques, permettant sa lecture et son traitement automatique. 

Pour ce qui est de la facture électronique, obligatoire dès 2026, bien qu'elle soit également dématérialisée, sa transmission ne s’effectue pas de la même manière. Il existe différents types de factures électroniques : facture au format structuré, non-structuré, facture X… Envoyées et reçues par mail ou par lien de téléchargement, les factures électroniques nécessitent cependant une action humaine. Leur traitement n’est donc pas automatisé.

Que doit contenir une facture EDI ? 

Puisque les factures EDI permettent d’automatiser le processus de facturation, elles sont structurées d’une manière bien précise. De ce fait, vous retrouverez toujours les mêmes éléments au sein de factures EDI.

Les informations d’identification

Pour que votre facture soit valide et traçable, elle doit contenir les informations d’identification claires et complètes des deux partis impliqués. Cela comprend les noms et adresses postales, les numéros d’identification fiscale ou d’entreprise et les contacts de chaque entreprise.

Les dates de facturation

Une facture EDI comporte les dates de facturation et notamment la date d’émission de la facture et la date d’échéance du paiement. Cela permet d’éviter les erreurs et les retards de paiement.

Les montants et taxes

Une facture EDI doit mentionner de manière précise les montants totaux à payer pour chaque produit ou service. Elle doit aussi mentionner les éventuelles taxes ou frais applicables. Pensez à bien respecter les réglementations fiscales en vigueur. Vous éviterez ainsi tout litige.

Les références commerciales

Incluez des références commerciales dans votre facture EDI, telles que les numéros de commande, les numéros de livraison ou toute autre information pertinente liée à la transaction. Cela permet de faciliter la traçabilité et la gestion des factures.

Les modalités de paiement

Dans votre facture EDI, n’oubliez pas d’indiquer les modalités de paiement acceptées. Vous devrez donc y préciser les coordonnées bancaires, les moyens de paiement en ligne ou les délais de paiement convenus avec vos partenaires.

Comment envoyer une facture EDI ? 

Pour envoyer une facture EDI, vous devrez d’abord sélectionner un système EDI compatible avec celui de votre partenaire commercial. Vous pouvez opter pour un fournisseur de services EDI réputé, comme Kolecto, qui vous accompagnera dans la mise en place du système et vous assurera une interopérabilité sans faille. Afin d’envoyer vos documents commerciaux, il existe divers formats de messages EDI, comme le PDF, le XML, EDIFACT ou encore Odette.

Les factures EDI doivent répondre à certaines normes d’envoi concernant la facturation électronique. Elles doivent suivre pour cela un processus rigoureux. Tout d’abord, la facture doit être émise par le programme de gestion des stocks de l’émetteur. Elle doit d’ailleurs contenir l’intégralité des informations nécessaires à son traitement.

La facture EDI est ensuite convertie dans le format convenu avec votre partenaire à l’aide d’un convertisseur EDI. Les données converties sont ensuite transmises au partenaire en question.

Après réception, les données de la facture EDI seront automatiquement adaptées à la structure de données de votre destinataire. Ce dernier peut ensuite traiter sa facture.

Facturation par EDI : quels sont les avantages ?

Dès l'entrée en vigueur de la réforme de la facturation électronique en 2026, les factures EDI en France répondront à l'enjeu de la réforme, qui deviendra obligatoire dans l'intégralité des transactions entre entreprises. Cette transition intervient dans la mesure où le format EDI des factures dispose de nombreux avantages et facilite leur traitement.

Des échanges de factures simplifiés à l’international

Si vous êtes membre d’une entreprise opérant à l’international, la facturation EDI présente des avantages considérables pour votre activité. En convertissant ses factures au format EDI, les entreprises peuvent échanger des factures avec leurs partenaires commerciaux dans le monde entier de manière efficace et sécurisée. 

Puisque les données sont normalisées, les barrières linguistiques et les différences de format sont aussi éliminées. Ainsi, la communication est facilitée et le délai de traitement des factures est réduit.

Les entreprises optimisent de cette manière leurs relations commerciales à l’échelle mondiale en évitant les retards de paiement et en améliorant la collaboration avec leurs partenaires internationaux.

Une méthode de facturation sécurisée

Les factures traitées par EDI offrent également un niveau élevé de sécurité des données. Ces factures sont transmises via des réseaux sécurisés, garantissant alors la confidentialité et l’intégrité des informations échangées.

Ainsi, vous vous écartez de tout risque lié à la perte, au vol ou à la falsification de factures. De plus, les systèmes EDI possèdent généralement des mesures de protection telles que l’authentification et le chiffrement des données. Cela renforce encore la sécurité des échanges de facturation avec vos partenaires.

La facturation EDI pour une meilleure gestion des factures

En utilisant des factures EDI, vous vous offrez une gestion plus efficace de vos factures tout au long du processus de facturation. Vous réduisez le risque d’erreur humaine en automatisant les tâches de traitement, mais aussi le risque de retard et les coûts associés à la saisie manuelle des données. 

Ces factures sont ensuite rapidement traitées, ce qui améliore la gestion comptable et facilite le suivi des paiements. Les entreprises peuvent aussi bénéficier d’une traçabilité en temps réel des factures, ce qui simplifie les vérifications et les audits. 

L’avantage économique de la facture EDI pour les entreprises

En réduisant les coûts liés à l’impression, à l’envoi et à la gestion manuelle des factures, vous pourrez optimiser le budget de votre entreprise par l’usage d’une facturation EDI. Vous pourrez ensuite allouer ces ressources à d’autres domaines clés de votre développement.

Optez pour la facturation électronique avec Kolecto

Kolecto est une plateforme à l'usage simplifié qui permet de réaliser la dématérialisation de ses factures fournisseurs et clients. Gage d'efficacité au quotidien, elle apporte également une sécurité supplémentaire par la vérification de la fiabilité des informations contenues dans vos factures.

Opter pour la facturation électronique avec Kolecto est un moyen de traiter un volume important de factures en un temps record. En centralisant toutes les étapes de la facturation sur un logiciel unique, les PME profitent ainsi d’une solution de digitalisation accessible et intuitive.