À la rencontre de Elodie et Kilian, agriculteurs et gérants du Potager de Loliva

L’idée initiale est venue de Kilian Riboulet désireux de trouver un métier qui a du sens, et de créer un modèle durable et respectueux de l’environnement. Elodie Queyras, quant à elle, rejoint l’aventure après avoir passé deux ans en tant que responsable logistique et approvisionnement auprès de producteurs et productrices dans une SCIC (Société Coopérative d’intérêt collectif). Ensemble, ils vendent leurs produits directement aux consommateurs et à des magasins et restaurants locaux.

Les défis d’une petite ferme : jongler avec la production et l’administratif

Comme pour beaucoup de paysans et paysannes en installation, les débuts du Potager de Loliva ont été marqués par des défis de taille, notamment en ce qui concerne la gestion administrative. Elodie et Kilian se retrouvaient à gérer manuellement toute la partie facturation et suivi des paiements, une tâche qui s’avérait particulièrement chronophage et sujette à erreurs. "En avril-mai, on a très peu de légumes, mais en juillet-août-septembre, ça explose. Avec ça, il y avait des erreurs de facturation," explique-t-elle. Chaque livraison nécessitait environ 10 minutes de préparation des bons de livraison, et la facturation mensuelle pouvait prendre jusqu’à quatre heures. "Je téléchargeais les factures dans un disque dur, et le mois d’après, je vérifiais qu’on avait été payé sur le compte bancaire. C’était long et fastidieux," raconte-t-elle.

Cette charge administrative, bien que nécessaire, empiétait sur le temps que Elodie et Kilian auraient préféré consacrer à la production ou à d’autres aspects stratégiques de leur ferme. Gérer les factures sur Excel, s’assurer que chaque paiement était bien reçu et suivre manuellement les créances demandait une attention constante et laissait peu de place à l’erreur. "Avec nos magasins, on a des bonnes relations, donc il n'y a pas de souci, mais c’est vrai que ça ne fait pas très professionnel d’avoir des erreurs de facturation," ajoute Elodie.

L’arrivée de Kolecto : un changement radical dans la gestion de la ferme

C’est en 2024 que Elodie et Kilian découvrent Kolecto, un logiciel de gestion conçu pour simplifier la facturation et le suivi des paiements. Après une présentation de l’outil, ils décident de se lancer. "On a attaqué vraiment cette année-là. On a fait les premiers réglages avec Kolecto et tout de suite, on a vu la différence," se souvient Elodie. Les bénéfices ont été immédiats : la gestion des factures, qui prenait jusqu’à quatre heures par mois, a été réduite à une seule heure. "Avant, je passais des heures à tout vérifier. Maintenant, je passe une heure en facturation. Les produits sont créés, tout est automatisé. J’ai juste à sélectionner, et les prix sortent," explique-t-elle avec satisfaction.

‍

"Je téléchargeais les factures dans un disque dur, et le mois d’après, je vérifiais qu’on avait été payé sur le compte bancaire. C’était long et fastidieux. Maintenant, ça ne met qu’une heure. On arrive à avoir presque tous nos week-ends, ce qui est rare dans notre profession"

‍

L’un des principaux avantages de Kolecto réside dans sa simplicité d’utilisation et l’efficacité que la solution apporte au quotidien. Les erreurs de facturation sont devenues un lointain souvenir, et Elodie apprécie particulièrement la fonctionnalité de suivi des paiements qui lui permet de savoir en un coup d’œil quels clients ont payé et lesquels doivent encore être relancés. "Le suivi hebdomadaire, c’est vraiment super. Ça me permet d’assurer une meilleur suivi des rentrées d’argent en attente," explique-t-elle. Cette fonctionnalité a eu un impact considérable sur la gestion de la trésorerie du Potager de Loliva.

Un gain de temps précieux pour se concentrer sur l’essentiel

Le temps libéré grâce à Kolecto a permis à Elodie et Kilian de se concentrer davantage sur la production et la vente de leurs légumes, mais aussi sur des tâches stratégiques comme la recherche de subventions. "En maraîchage, souvent on dit que si tu passes un jour par semaine à faire de l’administratif, tu gagnes mieux ta vie que d’être au champ," note Elodie. Grâce à Kolecto, le couple a pu libérer du temps pour des tâches cruciales, telles que le suivi économique, la communication ou encore la gestion des emails.

En plus de simplifier la gestion administrative, Kolecto a permis à Elodie de retrouver un équilibre entre vie professionnelle et personnelle, un aspect souvent négligé dans le monde du maraîchage. "Je faisais l’administratif le dimanche ou en soirée. Maintenant, ca ne met qu’une heure. On arrive à avoir presque tous nos week-ends, ce qui est rare dans notre profession," se réjouit-elle. Cette meilleure gestion du temps a permis à Elodie et Kilian de se concentrer sur ce qui compte vraiment : la qualité de leurs produits et le développement de leur ferme.

"On n’était pas réfractaires à l’idée d’utiliser un logiciel, mais on pensait que ce n’était pas pour nous. Aujourd’hui, je pense qu’on aurait du mal à faire marche arrière !"

‍

L’impact de Kolecto sur la vision de l’entreprise et l’équilibre vie pro / vie perso 

Pour Elodie et Kilian, Kolecto n’a pas seulement simplifié la gestion administrative de leur ferme, il a aussi changé leur vision de l’entrepreneuriat. "Avant Kolecto, on se disait que ce n’était pas forcément pour nous d’avoir des logiciels, donc on “bidouillait” avec notre Excel. Et en fait, aujourd’hui, on se dit que c’était juste des économies de bout de chandelles car le temps gagné derrière, c’est énorme," admet Elodie. 

Grâce à Kolecto, ils ont également pu mieux gérer leur trésorerie, un aspect crucial dans leur activité. "On s’est aussi rendu compte que la trésorerie, quand tu es outillé, ce n’est pas si compliqué," confie Elodie. Le logiciel les aide à suivre de près leurs finances, à éviter les erreurs de facturation et à garder un œil sur les paiements en attente. Pour une petite ferme comme le Potager de Loliva, cette rigueur dans la gestion financière est un atout majeur.

Un conseil pour les futurs maraîchers

Elodie a un conseil pour ceux qui envisagent de se lancer dans le maraîchage : rester humble et organisé, et ne pas sous-estimer l’importance de la gestion administrative. "En maraîchage, il faut produire des légumes, mais il faut aussi savoir les vendre. Et ça, ce n’est pas forcément simple," rappelle-t-elle. Pour elle, la polyvalence est l’une des clés du succès dans ce métier exigeant. "C’est un métier où jamais rien n’est acquis. L’organisation est essentielle," souligne-t-elle.

Kolecto a été un outil précieux pour Elodie et Kilian, car il leur a permis de mieux gérer leur temps et leur trésorerie, tout en se concentrant sur leur passion pour le maraîchage. "On n’était pas réfractaires à l’idée d’utiliser un logiciel, mais on pensait que ce n’était pas pour nous. Aujourd’hui, je pense qu’on aurait du mal à faire marche arrière," conclut-elle. 

Un regard tourné vers l’avenir : grandir tout en restant fidèles à leurs valeurs

Pour Elodie et Kilian, l’avenir du Potager de Loliva passe par une croissance maîtrisée, toujours en accord avec leurs valeurs de respect de la nature et de proximité avec leurs client.es. Grâce à Kolecto, ils ont gagné en efficacité et en sérénité, ce qui leur permet d’envisager l’avenir avec confiance. "Aujourd’hui, on se dit qu’on est bien outillés. On peut se concentrer sur notre cœur de métier : produire des légumes de qualité pour nos clients," conclut Elodie.

Leur témoignage illustre parfaitement comment une petite ferme peut prospérer en utilisant les bons outils pour simplifier la gestion quotidienne et se concentrer sur l’essentiel. Pour Elodie et Kilian, le Potager de Loliva est plus qu’une simple entreprise : c’est un projet de vie, nourri par leur passion pour l’agriculture et leur désir de créer un modèle durable et respectueux de l’environnement.