Les meilleures méthodes pour collecter ses factures fournisseurs

Qu’est-ce que la centralisation des factures ? 

Centralisation des factures fournisseurs : de quoi s’agit-il ?

La centralisation des factures fournisseurs consiste à rassembler toutes les factures des fournisseurs sur une seule et même plateforme. Ce processus, qui va de pair avec le développement de la facturation électronique, nécessite un collecteur automatique de factures. Quel que soit leur mode d’émission, les factures sont récupérées et rassemblées par l’outil de collecte.

La récupération des factures est une étape cruciale dans la sphère comptable et financière d’une organisation. Cependant, la collecte manuelle de factures peut rapidement devenir chronophage lorsque divers modes d’envoi sont utilisés par les fournisseurs (mail, fax, courrier, pièce jointe d’un mail…). Recueillir chaque facture est une tâche rébarbative qui met à mal la sécurité des données.

Pour gagner en efficacité, la centralisation automatique des factures fournisseurs est idéale. Cependant pour garantir un haut niveau de qualité, chaque collecte doit être suivie d'une intervention humaine de contrôle qualité. 

Quels sont les objectifs d’une centralisation des factures ?

Cette pratique permet de réduire les risques d'erreurs et de pertes de documents, tout en améliorant la visibilité et la transparence des données financières. En centralisant les factures, une entreprise peut également réduire les coûts administratifs liés à leur traitement, en automatisant certaines tâches et en optimisant les processus. 

‍En somme, la centralisation des factures est un moyen efficace pour les entreprises d'optimiser leur gestion financière et de réduire les coûts liés à leur traitement. La facturation électronique va devenir obligatoire pour toutes les entreprises en réception. Avec cette réforme, la collecte des factures sera de plus en plus automatisée et deviendra la norme. ‍En choisissant dès aujourd'hui une solution de gestion financière intégrant la collecte et le suivi et le paiement des factures, les entreprises peuvent se préparer à ce changement et bénéficier dès maintenant des avantages de l'automatisation, comme une réduction des délais de paiement et une meilleure gestion de leur trésorerie.

La centralisation des factures offre divers avantages : 

• Gestion centralisée de ses factures d'achats pour avoir accès à toutes les factures a un seul et même endroit ;
• Assurer un meilleur suivi des paiements ;
• Profiter d’une vision en temps réel des décaissements ;
• Réduire les retards de paiement ;
• Diminuer les risques de fraude via un contrôle automatique des informations de paiement ;
• Améliore la sécurité du service comptable ;

Pourquoi centraliser ses factures ? 

Une amélioration du contrôle des factures

Lorsque les entreprises centralisent leurs documents comptables sur un logiciel de gestion des factures fournisseurs, elles identifient et corrigent plus rapidement les doublons, fautes de frappe et autres erreurs commises. La centralisation des factures s’accompagne d’une solution de collecte qui remplit de manière automatique l’ensemble des champs de la facture réduisant ainsi considérablement le temps de traitement par facture. 

Un outil de centralisation améliore les traitements de la facturation tout en offrant un contrôle plus efficace des factures en fonction de leurs statuts (en attente de validation, en attente de paiement, etc). Par conséquent, il s’agit d’une plus-value accélérant le contrôle et la gestion des factures.

Une centralisation des factures pour payer plus simplement 

En facilitant la gestion des factures, la centralisation réduit les délais de traitement de la facturation et permet de régler plusieurs factures directement. Parmi ses fonctionnalités, elle renseigne également les informations du fournisseur et identifie les doublons éventuels. 

Grâce à la centralisation des factures, les relances des factures clients sont plus efficaces et les règlements des factures fournisseurs sont simplifiés. Avec un système de centralisation, le suivi des statistiques est optimisé, l'entreprise pourra maintenir ses flux de trésorerie et gagner du temps sur le calcul de besoin en fonds de roulement.  Si vous n’avez pas encore mis en place de suivi de données lié à la facturation, vous pourrez avec Kolecto suivre beaucoup plus précisément vos statistiques de facturation.

Une optimisation du suivi de la comptabilité

La dématérialisation des factures réduit fortement le temps de traitement des factures fournisseurs, et d’autant plus durant le circuit de validation. En effet, quelle que soit leur taille, les entreprises doivent assurer le traitement de leurs factures. Centraliser ces dernières permet aux dirigeants de TPE/PME de se concentrer sur des missions plus importantes et stratégiques. De cette manière, on traite plus de factures en moins de temps.

La centralisation des factures augmente l’efficacité des personnes chargées du suivi comptable de l’entreprise. Effectivement, en utilisant un outil de centralisation de factures, le comptable peut facilement retrouver toutes les factures de chaque fournisseur, peu importe la période. Cela permettrait de simplifier le processus de gestion des factures et de faciliter la répartition des paiements entre les fournisseurs, offrant ainsi une meilleure visibilité sur les paiements en attente et l'état de la trésorerie de l'entreprise.  De plus, la collaboration avec votre expert-comptable gagnera en fluidité grâce à un accès dédié à récupérer en 2 clics toutes les factures payées ou encaissées. 

Une réduction des coûts et des risques d’erreur

Le traitement, l’impression, l’envoi et l’archivage des factures au format papier s’avèrent coûteux pour une entreprise (Environ 12€/Facture traitée). Plus encore : ils exposent les personnes qui assurent le traitement des factures à différentes erreurs (doublons, fautes de frappe, erreurs de paiement…). En centralisant les factures sous un format dématérialisé, le processus de traitement gagne en fiabilité et en efficacité. La numérisation des factures limite les risques d’erreur et assure du même coup la conformité des factures. Il s’agit donc d’un véritable atout en termes d’organisation, mais c’est également un avantage financier : la dématérialisation des factures réduit les coûts qui relèvent des étapes de traitement des factures.

La centralisation de vos contrats vous permet suivre facilement l'évolution du coût de vos fournisseurs en regroupant toutes vos factures dans un même espace numérique. En effet vous pourrez ainsi voir en un coup d’œil l’évolution des prix pratiqués, calculer le coût des matières premières et être en capacité de réagir facilement.

Une sécurisation plus fiable des données

Dans la mesure où elles s’exposent à plusieurs risques (pertes, fraudes, divulgations de données confidentielles…), les factures électroniques font l’objet d’une sécurisation d’autant plus fiable que celles des factures papier. En utilisant des factures au format dématérialisé et en les centralisant sur une unique plateforme, les sociétés préservent leurs données par un processus conforme aux réglementations en vigueur. Pour une sécurité optimale, Kolecto vérifie les informations fournisseurs avant que le paiement ne soit réalisé. Cela permet de prévenir le risque de fraude et d’assurer la sécurité des entreprises lors du paiement.

Centralisation de ses factures fournisseurs : comment faire ?

Le traitement par mail des factures dématérialisées

Souvent, les factures dématérialisées des fournisseurs sont transmises par email, en pièce jointe ou déposées dans le corps du texte. Les outils de centralisation comme Kolecto peuvent assurer la collecte des factures dès leur transmission sur les boîtes mail pro des dirigeants de TPE/PME. Après leur réception, les factures se trouvent ainsi centralisées sur une application unique.

La centralisation de factures à partir d’un espace client

Pour simplifier la collecte et la centralisation des factures, des solutions efficaces permettent de récolter directement les factures des fournisseurs sur leurs espaces en ligne.

Une plateforme de centralisation peut se connecter en toute sécurité sur l’espace client du fournisseur pour récupérer et centraliser les factures qui s’y trouvent. C’est le cas de Kolecto, qui récupère de manière automatique les factures des fournisseurs (EDF, Orange, etc) depuis leurs sites internet. Kolecto interroge vos espaces fournisseurs et récupère leurs dernières factures en date de manière automatisée. Le service comptable de l’entreprise peut alors consulter, traiter et valider ses factures fournisseurs en toute simplicité. 

Qui peut centraliser ses factures fournisseurs ?

Si les grandes entreprises disposent souvent d’un service de comptabilité, tel n’est pas toujours le cas des petites structures. Dans les TPE, PME et startups, ce sont souvent les dirigeants ou DAF (dirigeants administratifs financiers) ou comptables qui assurent le contrôle des factures. L’utilisation d’un logiciel de récupération des factures se destine à toutes les entreprises, mais représente une réelle valeur ajoutée pour les TPE/PME. Elle permet aux dirigeants et aux DAF de petites et moyennes entreprises de mieux suivre les coûts et organiser leur temps pour se concentrer sur leur cœur de métier et développer leur business. 

Centraliser ses factures fournisseurs avec Kolecto

Le cadre de la réglementation des factures électroniques évolue, obligeant les TPE et PME à trouver de nouvelles solutions pour se préparer à la dématérialisation complète des factures.

À ce titre, Kolecto propose tout un spectre de solutions digitales et humaines pour améliorer, structurer et faciliter la gestion financière et comptable des TPE et PME. Simple d’utilisation, l’interface permet aux collaborateurs chargés des finances de traiter les factures clients et fournisseurs de manière plus efficiente. Collecte automatique de factures, classement intelligent, centralisation des factures, analyse en temps réel de la situation financière de la société… Kolecto offre une solution complète pour favoriser le passage vers l’automatisation des processus de traitement des factures.