Le calendrier de la réforme de la facturation électronique et ses obligations

La réforme de la facturation électronique, instaurée par la loi de finances 2024, marque un tournant décisif pour les entreprises françaises. Elle devient une étape essentielle pour garantir la conformité fiscale des entreprises et répondre aux obligations de facturation en France. Afin d'assurer la transition vers la facturation électronique avec vos équipes, nous avons compilé les principales obligations à respecter ainsi que le calendrier à suivre pour vous mettre en conformité avec les nouvelles exigences.

Calendrier de déploiement de la facturation électronique

Nous vous présentons le calendrier des échéances clés pour le déploiement de la facturation électronique. Ces dates vous permettront d’anticiper les obligations de réception et d’émission de factures électroniques, adaptées à la taille de votre entreprise.

Réception obligatoire des factures électroniques : 

• 1er septembre 2026 : toutes les entreprises (grandes entreprises, ETI, TPE-PME, micro-entreprises) devront être prêtes à recevoir les factures électroniques.

Émission obligatoire de factures électroniques : 

• 1er septembre 2026 : obligation d’envoi pour les grandes entreprises et ETI.
• 1er septembre 2027 : obligation d’envoi pour les TPE, PME et micro-entreprises.

Pour une transition en douceur vers la facturation électronique, il est essentiel d’anticiper dès 2025 le choix de votre solution d’e-facturation afin de pouvoir la tester sur un exercice fiscal complet. Cela vous permettra de vérifier qu’elle répond parfaitement à vos besoins et de familiariser vos équipes avec les nouveaux outils et processus avant l’entrée en vigueur des obligations.

Facturation électronique : quels impacts prévoir sur l’entreprise ?

L’e-invoicing : un format de facture dématérialisé et structuré 

La réforme sur la facturation électronique, aussi appelée "e-invoicing", vise à modifier en profondeur la manière dont les entreprises échangent et conservent leurs factures. 

Contrairement aux factures PDF envoyées par email, qui restent des documents statiques, une facture électronique est créée, envoyée, reçue, stockée entièrement en ligne. Elle est également hébergée sur le Portail Public de Facturation (PPF) ou une plateforme partenaire certifiée, ce qui permet sa transmission directe à l’administration fiscale, garantissant ainsi une conformité totale aux nouvelles exigences légales. En effet, son format suit des normes spécifiques, ce qui permet à l’administration fiscale d’accéder directement aux informations contenues dans les factures et de les traiter de façon automatisée.

🤔 Pourquoi cette réforme ? L’objectif principal est de faciliter la transparence et d’assurer une meilleure conformité fiscale. En utilisant des formats de facture standardisés, les données sont plus faciles à suivre et à vérifier, ce qui réduit les risques d’erreur ou de fraude. Cela simplifie aussi la gestion des échanges entre les entreprises, rendant les transactions plus rapides et plus sûres.

L’obligation du e-reporting

Qu’est-ce que l’e-reporting ?

L’e-reporting est une mesure complémentaire à la facturation électronique qui oblige certaines entreprises à transmettre des informations fiscales sur leurs transactions à l’administration, notamment celles qui n’entrent pas dans le champ de la facturation électronique : 

• les transactions avec des pays étrangers ; 
• les transactions en BtoC ; 
• certaines prestations dans des domaines précis comme dans la santé, l’enseignement, l’immobilier, le milieu associatif ; 
• les opérations bancaires et financières, ou encore d’assurance et de réassurance. 

Autrement dit, si votre entreprise vend des produits à des particuliers ou à des entreprises étrangères, elle devra transmettre des informations spécifiques sur ses ventes à l’administration fiscale française (montant, date, etc.). Les données doivent être transmises selon un calendrier précis, souvent mensuel, ce qui exige une gestion rigoureuse.

💡 Pour les transactions via une caisse enregistreuse ou tout logiciel de caisse, l’entreprise doit générer un "ticket Z" quotidien qui détaille le montant, la date de la transaction, et parfois la nature de l’opération. 

Prenons un exemple : vous êtes boulanger et vous vendez des produits directement aux particuliers. Vous devez effectuer un e-reporting de vos tickets de caisse pour déclarer la TVA collectée. 

À quelle fréquence réaliser un e-reporting ?

Deux types de données devront être déclarés dans le cadre de l’e-reporting à des fréquences distinctes : 

• Les données de paiement : elles concernent la transmission d’informations spécifiques sur les paiements reçus par l’entreprise, permettant de suivre les encaissements avec précision. Vous devez les déclarer : 
  • une fois par mois avec un régime réel de TVA, ou ; 
  • une fois tous les deux mois si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA
• Les données de transaction : elles couvrent un spectre plus large d’informations relatives aux opérations commerciales, offrant ainsi une vision complète et détaillée de l’activité de l’entreprise. Vous devez les déclarer :
  • trois fois par mois au régime normal mensuel ; 
  • une fois par mois au régime normal trimestriel ou régime réel simplifié ; 
  • une fois tous les deux mois si vous bénéficiez de la franchise en base de TVA

Qui est concerné par la réforme sur la facturation électronique ?

La facturation électronique s’appliquera progressivement à toutes les transactions entre entreprises assujetties à la TVA basées en France (qu’on appelle les transactions domestiques), pour les biens ou services achetés et vendus dans le pays. 

Comme nous venons de l’expliquer avec l’e-reporting, certaines opérations sont toutefois exclues du périmètre d’application. 

💡 Bon à savoir : depuis 2020, les entreprises collaborant avec des services publics ou collectivités doivent déjà émettre des factures électroniques via Chorus Pro. Cette réforme étend désormais cette obligation à l'ensemble des entreprises.

Quels sont les bénéfices de la facturation électronique pour les entreprises ?

La réforme sur la facturation électronique représente l’opportunité d’améliorer votre processus de facturation, mais aussi de traitement des données. 

Nous avons listé les quatre avantages principaux à cette réforme :

1. Réduction des coûts : moins de papier et de frais d’envoi, ainsi qu'une diminution des coûts liés aux erreurs de saisie.
2. Amélioration de l'efficacité : les factures électroniques peuvent être traitées plus rapidement, ce qui réduit le temps de cycle de facturation et améliore le flux de trésorerie.
3. Écologie : la réduction de l'utilisation du papier est un avantage écologique.
4. Facilitation des audits : la digitalisation permet une meilleure conservation des documents et facilite les audits fiscaux, car toutes les transactions sont enregistrées de manière structurée

Respect du calendrier de facturation électronique : quels défis ?

Bien que la transition vers la facturation électronique présente des avantages, elle s'accompagne également de défis. D’après un sondage IPSOS de 2023, 75 % des entreprises ne connaissent pas encore bien la réforme de la facturation électronique. En 2024, il atteint 68 %, un chiffre en baisse par rapport à 2023 mais qui reste préoccupant. 

Pour vous préparer au calendrier de facturation électronique, vous devez prévoir :  

• Des coûts d'implémentation : l'investissement initial pour adopter de nouvelles solutions technologiques peut être un obstacle pour certaines entreprises.
• La gestion du changement : vos équipes doivent s'adapter aux nouveaux processus et outils, ce qui nécessite une formation et un accompagnement.
• Les questions de sécurité : la digitalisation des factures implique des enjeux de sécurité des données qui doivent être pris en compte pour éviter les fraudes.

Comment implémenter le changement au sein de votre entreprise ?

Pour se conformer aux nouvelles exigences, il est indispensable de planifier votre propre calendrier de facturation électronique structuré sous forme de rétro-planning, fixant des étapes et des objectifs à atteindre dans les délais requis. 

Choisissez une plateforme conforme

Opter pour une solution de facturation électronique certifiée est la première étape. Vous devez en effet choisir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP) agréée par l’État, comme Kolecto. 

Les PDP permettent aux entreprises de gérer leurs factures électroniques et leur e-reporting de manière sécurisée. Leur rôle est de garantir la conformité réglementaire et de faciliter l’émission, la réception et la transmission des factures selon les normes exigées.

Formez vos équipes au changement 

Organiser des sessions de formation pour familiariser les collaborateurs aux nouveaux processus et outils de facturation électronique est fondamental. Vos employés concernés par ce changement devront comprendre les nouvelles pratiques de gestion, comme l’e-reporting, qui nécessite la transmission d'informations spécifiques à l’administration. 

Des ateliers internes peuvent être organisés pour former les équipes aux changements techniques et aux normes de conformité, et garantir une adoption fluide.

🤝 Kolecto est à vos côtés pour vous accompagner, étape par étape, dans cette transformation. Nous nous engageons à faciliter la prise en main de notre plateforme et à clarifier chaque étape de la réforme, pour que vos équipes adoptent sereinement ces nouveaux outils et processus. Avec nos experts, nous mettons un point d’honneur à vous offrir un accompagnement humain et personnalisé, adapté aux besoins et aux particularités de votre entreprise. 

Mettez à jour les données 

Il est essentiel de mettre à jour les fichiers clients et fournisseurs en vérifiant et en complétant les informations clés comme les numéros SIRET, TVA, les adresses et les coordonnées de contact. Des informations actualisées permettent d'éviter des erreurs lors de l'émission des factures et de faciliter le processus de transmission des données.

💡 Bon à savoir : le Portail Public de Facturation (PPF) joue un rôle clé en tant qu'annuaire centralisateur de données, permettant aux entreprises de gagner un temps précieux dans l'adressage des factures.

Établissez un suivi régulier 

Pour respecter les nouvelles exigences, mettez en place un système de suivi des factures électroniques et des transmissions d’e-reporting avec l’aide d’une plateforme spécialisée. Ce suivi permet de vérifier en continu la conformité des factures et de détecter les anomalies éventuelles avant qu’elles n’aient un impact. Il est important, dans cette perspective, de tenir à jour un calendrier de conformité, en veillant au bon respect des délais de transmission des données fiscales pour éviter les pénalités.

À l’horizon 2026, de nombreuses étapes seront automatisées, facilitant encore plus la gestion de vos obligations fiscales. D'ici là, il s’agit pour les entreprises de se préparer activement à ce changement.

En conclusion, les exigences en matière de facturation électronique évoluent vite : restez à jour pour anticiper les ajustements nécessaires dans vos outils et pratiques. Consultez les articles blog de Kolecto et mettez en place une veille active pour ne manquer aucun changement de calendrier de facturation électronique ou d’obligations.